Перейти к содержимому

Образец приказа кадрам

Содержание:

Как оформить приказ по личному составу

Когда понадобится приказ по личному составу

На основании норм Трудового кодекса можно сделать вывод, что работодатель обязан регистрировать в своих распоряжениях все кадровые вопросы:

  • прием на работу ( ст. 68 ТК РФ );
  • перевод на другую работу ( ст. 62 ТК РФ );
  • расторжение трудового соглашения ( ст. 84.1 ТК РФ );
  • предоставление планового отпуска или отзыв из отпуска ( ст. 116 ТК РФ );
  • отправление в командировку ( ст. 166 ТК РФ );
  • поощрение или дисциплинарное взыскание с работника ( ст. 193 ТК РФ ).

Соответствующие распоряжения являются первичными учетными документами в области труда для дальнейшего ведения трудовых книжек, карточек работников, их личных дел. Готовят их сотрудники кадровых служб, но подписывают их исключительно руководители.

Как составляются приказы по личному составу

В свое время чиновники разработали унифицированные формы для кадровых документов. С 2013 года власти отказались от обязательности их применения. То есть работодатели не обязаны, но могут пользоваться предложенными образцами. Все необходимые кадровикам формы доступны в постановлении Госкомстата России от 05.01.2004 № 1 . В таблице указаны номера документов для дальнейшего использования в работе. В скобках данные о формах, используемых при издании одного распоряжения на нескольких сотрудников.

Наименование документа

Номер формы

О приеме на работу

О переводе на другую работу

О предоставлении отпуска

О расторжении трудового договора

О направлении работника в командировку

О поощрении работника

Если в организации предусмотрено составление распоряжений по унифицированным формам, в них нельзя менять первоначальные реквизиты, только добавлять новые. Например, расширять строки, уточнять данные о лицах, визирующих документ. Если же в локальных нормативных актах предприятия прописаны иные образцы, то и правила их дополнения также должны быть указаны.

Пример распоряжения о приеме на работу на основе унифицированной формы

Образец этого же распоряжения в текстовом формате

Как регистрировать и хранить распоряжения по личному составу

Даже если компания небольшая, сотрудников в ней немного, все изданные приказы по личному составу надо регистрировать в специальной книге учета.

Образец журнала регистрации приказов по личному составу

Петрова Ирина Сергеевна

Заявление работника от 17.01.2017

Альбертов Игнат Дмитриевич

Допсоглашение № 2 от 19.04.2017 к трудовому договору № 3 от 15.11.2016

Григорьев Василий Матвеевич

Трудовой договор № 6 от 10.05.2017

Как видно из примера, вести такой журнал очень просто. Но данные в нем должны быть точными. Тогда и отыскать нужную бумагу получится очень быстро. Кроме того, такая регистрация позволяет избежать неприятных моментов, когда документы теряются.

Сама книга учета должна быть еще до заполнения прошнурована, прошита, пронумерована. Эти меры безопасности позволят надежно сохранить кадровую документацию, которая может понадобиться не только в период работы сотрудников, но и после.

Что касается хранения распоряжений, то согласно разделу 8 Приказа Минкультуры России от 25.08.2010 N 558 , где представлены сроки хранения документов о работе с кадрами, вводится несколько периодов длительности хранения. 3 года должны храниться в организации сведения о привлечении к ответственности нарушителей трудовой дисциплины и переписка о переводе подчиненных в другие организации. В течение 5 лет работодатель должен обеспечивать сохранность данных о командировании сотрудников, информацию о приеме, распределении, перемещении, учете работников. 75 лет хранятся в организации карточки учета приема, перевода и увольнения работников.

Значение приказов в кадровом делопроизводстве и их виды

Ни одна организация с большой численностью работников не может обойтись без введения и учета различной кадровой документации.

Любые указания руководителя, начальников подразделений и иная трудовая деятельность сотрудников должна отображаться в документах, фиксирующих рабочий процесс на промышленном, производственном или другом крупном предприятии или организации.

Основополагающим кадровым документом, регулирующим трудовые правоотношения и основные функции действующих подразделений в любой компании (вне зависимости от ее форм собственности), является приказ.

Кто разрабатывает кадровые приказы, их виды

Приказ (он же имеет аналогичное название – распоряжение) – это юридический, организационно-правовой, имеющий императивную значимость с точки зрения закона кадровый документ, необходимый для решения различных кадровых вопросов для любого работодателя.

Он включает в себя необходимую письменную форму для обеспечения трудовыми правоотношениями обеих участников трудового права.

Составляется данный вид документа преимущественно сотрудниками кадровых служб или иными сотрудниками, совмещающими с основными обязанностями дополнительно и кадровое делопроизводство. Визируется приказ руководящими должностными лицами, с целью обязательного выполнения действующими работниками поставленных задач и указаний для нормализации рабочего процесса.

Формально, кадровые приказы делят на два основных вида:

  1. по личному составу (включают в себя персональные сведения работников);
  2. по основной деятельности предприятия (организации).

Должностные лица, на которых возлагают обязанности кадрового работника, чаще всего занимаются составлением и тех, и других форм приказов (распоряжений).

Делопроизводители и секретари нередко отвечают за составление и тех видов документов, которые регулируют не только трудовую, но и бухгалтерскую, общую и производственную деятельность на предприятии.

Приказы по личному составу представляют собой такой вид распорядительных документов, который письменно заверяется обеими сторонами, и тем самым закрепляет трудовые правоотношения между работодателем и работником. Они имеют юридическую силу для обеих сторон, поэтому составлять такие приказы нужно внимательно, с соблюдением всех установленных и допустимых Трудовым законодательством сроков и правил.

В основном, данный вид приказов относят к той категории документов, в которых фиксируют значимые с юридической точки зрения права и обязанности обеих сторон трудовых правоотношений.

В таких приказах закрепляется функциональная деятельность работника в организации. В зависимости от цели распоряжения, такие приказы создаются для приема на работу нового сотрудника, кадрового перемещения (перевод на новую должность) и увольнения, выплаты премий или иных видов поощрения, длительных командировок, и т.д.

В приказах по личному составу в обязательном порядке должны отображаться наименование организации (работодателя), преамбула приказа, Ф.И.О. работника, даты (дата составления приказа и дата, фиксирующая начало трудовых изменений или дополнений), подразделение, должность, оклад, характер работы, наличие испытательного срока и места для подписей ознакомления с приказом обеих сторон.

То есть указывается вся кадровая информация, связанная с профессиональной деятельностью работника и его трудовыми обязанностям (изменениям).

Хранение вышеуказанных документов составляет 75 лет с момента их архивации. При сшивании, на них под конец старого или на начало нового года составляется общая опись, включающая в себя перечень названий перечисленных документов, наименование сотрудников и занимаемых ими должностей, а также даты самих приказов.

Как правило, в одну общую пачку сшиваются одинаковые по своему значению документы за прошедший год.

Виды приказов, относящиеся ко второй категории трудовых распоряжений, по своей структуре также имеют кадровое значение и включают в себя обозначение и регулирование организационных процессов трудовой деятельности работника.

Например, к таким видам кадровых документов относят:

  1. Приказы на отпуска разного характера (ежегодный оплачиваемый отпуск, дополнительный отпуск, отпуск без сохранения заработной платы, отпуск по уходу за ребёнком до 1,5 или 3-х лет, учебный отпуск и т.д.);
  2. Приказы о дисциплинарном взыскании;
  3. Производственные приказы (о работе свыше нормы рабочего дня, то есть сверхурочно и о не запланированной заранее работе в выходные и праздничные дни);
  4. Приказы на обучение или повышение квалификации;
  5. Приказы о закреплении транспортных средств или иного имущества работодателя, на праве временного пользования работником;
  6. Приказы о выполнении дополнительных поручении и назначении ответственных лиц.
  7. Приказы по общей деятельности предприятия (например, запрет о курении табака в неположенном месте, или приказ о запрете аудио и видео записи на территории предприятия и т.д.).
  8. Приказ о назначении ответственного лица за воинский учет (создается в случае, если в штате числится не более 500 сотрудников), за предоставление сведений по сотрудникам в ПФР РФ или Статистику. Как правило — эти обязанности возлагаются на работника кадровой службы, реже — секретаря или бухгалтера по зарплате.
  9. Другие виды кадровых приказов наименьшей кадровой важности.

В качестве готового, можно сказать, идеального шаблона приказа, многие кадровые работники для составления документов по личному составу используют бланки унифицированных форм (по Госкомстату).

Ранее, они считались обязательными в кадровом делопроизводстве и применялись повсеместно во всех регионах России.

Однако, с 01.01.2013г., на основании ФЗ от 06.12.2011г. №402-ФЗ «О бухгалтерском учете», императивность норм в использовании унифицированных видов приказа была отменена.

С того момента работодатель в праве сам разрабатывать наиболее подходящие для него образцы приказов по личному составу. Но это не отменяет правила трудового законодательства вносить в документы все необходимые личные сведения работника. Они также должны быть указаны в обязательном порядке в приказе.

Читайте так же:  Размер выплат страховки осаго

Удобство в применении самостоятельно разработанных бланков распорядительных документов заключается и в том, что работодатель может убрать из них все лишнее, или же дополнить текст приказа собственными необходимыми реквизитами или сведениями.

Например, если в организации нет профсоюза, то и отпадает необходимость вписывать в приказ об увольнении предложение о мотивированном мнении выборного профсоюзного органа (форма Т-8).

В отличие от приказов по личному составу в виде унифицированных форм, обязательным соблюдением которых кадровые работники ранее вынуждены были придерживаться, приказы (распоряжения) по основной деятельности всегда при их составлении носили произвольный, творческий способ оформления.

Обычно, его структура состоит из двух частей:

  • вводная часть (включает в себя основою суть приказа);
  • указательная (распорядительная часть) – она назначает ответственных лиц за исполнение и соблюдение настоящего приказа, и иногда включает в себя сроки его выполнения.

Учет кадровых приказов, их нумерация и способ регистрации

Юридическую силу кадровый приказ приобретает с момента даты его подписания руководителем и исполнителем, после чего документовед регистрирует его в журнале учета и регистрации приказов и подшивает в папку вместе с другими схожими по значимости приказами.

Несмотря на то, что журнал для регистрации документов не является обязательным фиксатором, все же многие кадровые работники предпочитают их заводить для из-за удобства в их использовании.

Регистрационный номер указывается в возрастающем порядке, и индексируется в соответствии с характером содержимого в распоряжении (например, «ок» или «к» — кадровый документ, «пр» — производственный документ, «от» — отпуск, «лс» — личный состав и т.д.).

Желательно для регистрации приказов завести разные регистрационные книги или журналы. Они делаются на заказ, или же продаются в любом специализированном магазине канцтоваров, с соответствующим наименованием, графами, уже подогнанными под конкретные цели.

Сроки их хранения кадровых приказов и их архивация

Перед сдачей документов в архив, на общую пачку одного вида приказов составляется сводная опись, после чего она кладется сверху на последний по счету (дате) в пачке приказ, и закрытая титульным листом (наименование стопки) прошивается крепкими нитками.

Для более длительного и качественного сохранения бумажных носителей информации, рекомендуется хранить кадровую документацию в специальном сухом помещении, предназначенным для архива.

После окончания сроков хранения, кадровую документацию утилизируют (уничтожают).

Сроки хранения у всех приказов разные, в зависимости от их специфики и значимости. Так, например, распоряжения по личному составу и их регистрационные книги имеют срок обязательного хранения не менее 75 лет, приказы по основной деятельности – неограниченный срок, приказы на отпуска до 3 лет, документы по общей и производственной деятельности организации – не менее 5 лет и т.д.

Законодательную базу для ознакомления со сроками хранения архивов можно найти в таких специализированных программах, как Консультант +, Гарант или на специальных сайтах по кадровому делопроизводству.

Рекомендуем вашему вниманию два интересных видео по теме статьи:
Основные документы кадрового учета

Частые ошибки в кадровом делопроизводстве

Приказы по кадрам

Приказ - это правовой акт, издаваемый руководителем предприятия. Он является распорядительным документом, выполнение которого обязательно для всех сотрудников. Его издание необходимо для решения задач административного, хозяйственного характера, а также для задач в рамках трудовых отношений.

Разделение на группы

Приказы делятся на две группы: по основной деятельности и по личному составу.

К приказам по основной деятельности, в частности, относятся приказы:

  • об издании и внесении изменений в локально-нормативные акты (положения, договоры),
  • об утверждении графиков отпусков:
  • об утверждении и изменении штатного расписания;
  • об установлении режима работы и внесении изменений в него;
  • об аттестации;- о создании комиссии и др.

Они регистрируются в журнале приказов (распоряжений) по основной деятельности и хранятся в организации постоянно в соответствии со ст. 19 "Перечня типовых управленческих, архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения" от 25 августа 2010 г.

К приказам по личному составу относятся приказы:

  • о приеме, переводе, увольнении работников;
  • о предоставлении различных видов отпусков;
  • о направлении в командировку;
  • о поощрении;
  • о дисциплинарных взысканиях и др.

Они различаются по срокам хранения. Срок их хранения составляет 75 лет (приемы, переводы, увольнения, отпуска без сохранения заработной платы и др.) или 5 лет (остальные виды отпусков, краткосрочные командировки, дежурства и др.) (ст. 19 "Перечня").

Оформление бланков

Часть приказов составляется по унифицированной форме (например, приказ о приеме на работу оформляется по унифицированной форме Т-1 для одного и Т-1а для нескольких работников). Если унифицированной формы не предусмотрено, то он оформляется в произвольном виде.

В приказе обязательно должны присутствовать следующие реквизиты:

  • дата;
  • регистрационный номер документа;
  • заголовок "Приказ" или "Распоряжение";
  • тема;
  • текст;
  • подпись руководителя.

В этом разделе представлены приказы, необходимые для ведения кадрового делопроизводства. Для этого нужно ввести необходимые данные в документ. При этом текст документа поменяется автоматически под ваши требования, и вам остается лишь скачать готовый приказ.

Правила учета и оформления приказов по кадрам

Деятельность большого рабочего коллектива должна регулироваться распорядительными документами начальства в официальной форме. Именно посредством приказов работодатель регулирует весь рабочий процесс, перемещение, прием и увольнение кадров.

Что такое приказы по кадрам

Особенность документа в том, что именно посредством него возможна четкая формулировка требований, распоряжений руководства, благодаря наличию приказа все трудовые взаимоотношения между руководителем и штатом упорядочены.

Все приказы делаться на 3 категории:

  • Долговременного хранения;
  • Кратковременные;
  • Временные приказы.

Данный документ предназначен для официального общения между коллективом и работодателем, посредством указа последний доносит до работников свои распоряжения, требования и мысли.

Какие ошибки могут быть допущены при оформлении приказов по кадрам вы узнаете в этом видео:

Кто разрабатывает такие документы

Важно: подписывает документ исключительно руководитель предприятия или лицо, уполномоченное подписывать подобные документы.

Основные разновидности приказов по кадрам

Согласно случаю издания приказа их доступно разделить на 2 вида:

  • По личному составу;
  • По деятельности предприятия.

При этом составлением любого вида документации занимаются кадровики или секретари, ровно, как и приказами относительно бухгалтерской деятельности.

Эти документы имеют юридическое значение для обеих сторон, так что к их составлению необходимо подходить с особой тщательностью, подписывать документ обязаны обе стороны, именно подписи являются доказательством согласованных действий работодателя и работника.

По личному составу

По сути, этот вид приказа регламентирует правоотношения сторон, указывает на обязанности работодателя и функции работника, издаваться бумага может в зависимости от случая:

  • О переводе. Тут вы узнаете, как правильно оформить приказ о переводе работника на другую работу;
  • Увольнении;
  • Приеме на работу;
  • Выходе в отпуск;
  • Выплате поощрительных сумм (приказ о премировании сотрудников).

Образцы приказов по личному составу.

Данный приказ в зависимости от случая его издания должен нести полную информацию:

  • Название предприятия и его реквизиты;
  • ФИО участников взаимоотношений;
  • Даты – составления и вступления распоряжения в силу;
  • В нем необходимо изложить суть его издания – изменения, увольнения и прочее;
  • Подписи сторон.

Документы, касающиеся деятельности предприятия

Этот вид также относиться к документу, посредством которого происходит общение с кадрами, но при этом регулируется их деятельность, к примеру:

  • Приказ на отпуск различного значения, характера, длительности;
  • Приказ о дисциплинарном взыскании;
  • Приказ на повышение квалификации;
  • Приказ об изменении рабочего режима – изменение количества часов, продолжительности смен и прочее. Здесь вы узнаете, по каким правилам составляется приказ об изменении графика работы;
  • На дополнительные поручения определенным лицам;
  • На передачу производственного имущества движимого/недвижимого во временное пользование работника;
  • Приказ о введении внутренних правил на предприятии;
  • О назначении ответственного лица, за исполнение приказа, ведение воинского учета, сдаче отчетности в ПФР и прочее;
  • Другие виды документа, регулирующие деятельность на предприятии.

Форма и порядок хранения приказов

До недавних пор, до 2013 года используемая форма каждого вида документа по личному составу должна была быть унифицированной, но затем это обязательство отменили и теперь работодатель вправе формировать форму согласно особенностям собственного производства и внутренним локальным актам, что достаточно удобно.

Относительно производственных документов унифицированных формы не столь требовались и раньше, но согласно общепринятым нормам он складывается из нескольких частей:

  • Вводная часть – описывается суть дела;
  • Распорядительная – идет речь об указании директора;
  • Заключительная – назначается исполнительное лицо, дата выполнения распоряжений.

По периоду хранения документ по личному составу относиться к бумагам длительного хранения – 75 лет с момента передачи в архив.

При сшивании на конец-начало года на такие документы составляется опись с указанием:

  • Регистрационных данных;
  • Дат издания;
  • Должностных лиц, их подписавших.

Важно: в каждой сшитой папке должны находиться приказы одинаковые по значению.

Правила составления

Документы по различным формам имеют различия в своем формировании.

По личному составу

Приказ по личному составу допустимо формировать на фирменном бланке предприятия с учетом особенностей производства, но при этом он должен содержать такие сведения:

  • Реквизиты предприятия и наименование;
  • ФИО должностного лица;
  • Название документа и порядковый номер;
  • Основания для издания;
  • Ссылки на законодательные акты;
  • ФИО, должность лица, относительно которого документ издается;
  • Распорядительная часть – необходимо изложить суть приказа;
  • Назначить исполнительное лицо;
  • Поставить подпись с расшифровкой руководителя;
  • Дату составления;
  • Подпись об ознакомлении работника.

По основной деятельности

Этот документ составляется в более свободном стиле, к примеру, приказ о введение в действие нового штатного расписания содержит:

  • Название организации;
  • Название документа;
  • Тема приказа;
  • Регистрационный номер и дата составления;
  • После слова приказываю, идет перечень изменений;
  • Подпись руководителя с расшифровкой.
Читайте так же:  Нотариус площадь ленина в спб

Правила учета кадровых приказов

Действие приказа юридически начинается с момента его подписания участниками, после чего ответственное лицо регистрирует его в журнале регистрации приказов по предприятию, подшивает в специальную папку и ставит регистрационный номер. При этом папка должна содержать по значимости и назначению документы одного вида.

На данный момент журнал не обязателен для регистрации приказов, но его по-прежнему ведут на большинстве предприятий, так как это достаточно удобный вариант учета.

Регистрационный номер указывается по возрастанию и индексируется согласно теме приказа, но лучше, если для каждого варианта приказа будет отдельный журнал.

Такой документ доступно приобрести, а можно изготовить самостоятельно при помощи большой тетради.

Образец приказа о графике отпусков.

Приказы формируются в отдельную стопку, сверху укладывается опись, закрывается титульным листом с наименованием приказов и прошивается крепкими нитями.

Журналы регистрации приказов по кадрам

Данный документ предназначен для учета приказов со сроком хранения до 75 лет, он опломбирован номерной индикаторной пломбой одноразового применения, которая предназначена для обнаружения несанкционированного доступа.

Перед началом использования необходимо заполнить титульный лист с внесением номера пломбы в специальную строку.

Важно: без этого действия журнал считается не опломбированным. Также необходимо поставить заверительную подпись.

Титульная страница содержит:

  • Название предприятия;
  • Название документа;
  • Даты начала и конца ведения журнала;
  • ФИО должностного лица, ответственного за ведение документа, обычно этот человек назначается так же приказом и является работником отдела кадров.

При заполнении основных разделов необходимо вносить в каждую графу требующиеся сведения:

  • Порядковый номер приказа;
  • Дату составления;
  • Регистрационный номер приказа – содержит индексацию;
  • Его вид – прием, увольнение или перевод;
  • Табельный номер документа;
  • Основание для издания – заявление, дополнение к основному договору и прочее.

Из этого следует, что основное предназначение документа это:

  • Хронологические сведения о приказе и ранжирование приказов по видам, что при необходимости значительно ускоряет процесс поиска необходимого документа;
  • Кроме этого запись в журнале является дополнительным подтверждением существования документа изданного руководителем.

Основные документы кадрового учета подробно рассмотрены тут:

Образцы приказов по кадрам — оформление документов

Приказы по личному составу – ключевой источник документооборота в каждой компании. В чем их важность, особенности составления, как правильно оформлять приказы и хранить их? Об этом подробнее в нашей статье.

Приказы по кадрам – подробнее о документах

Согласно законодательству России, которое регулирует оформление и ведение делопроизводства, предполагает использование в компаниях разнообразных локальных актов. К ним также относят приказы, которые принято разделять на:

  1. Приказы, относящиеся к основным видам деятельности.
  2. Приказы, которые издаются в целях управления личным составом организации.

Если мы говорим про приказы по кадрам, то их принято относить ко второму типу, которые также относятся к распорядительной документации в компании.

Такие документы выдают для правильного и законного оформления следующих действий:

  • При комплектовании кадров.
  • При перемещении сотрудников.
  • Для оформления распоряжений в адрес сотрудников.
  • При увольнении и т.д.
  • О вынесении премии или, наоборот, о депремировании.

При этом корректировки данные, которые фиксируются в трудовой книжке либо любой кадровой документации, обычно сопровождается составлением приказа.

Какие формы приказов существуют?

Существуют унифицированные формы приказов по личному составу, которые составлены на основе постановления № 1 Госкомстата, изданного в 2014 году.

Данное положение определяет следующие виды приказов по личному составу:

  • Т-1, который используют при приеме сотрудников.
  • Т-5, которая применяется при переводе специалиста.
  • Т-6, без которой не обойтись при отправке работника в отпуск.
  • Т-8, который сообщает об увольнении.
  • Т-9 – этот приказ необходим при оформлении сотрудника в командировку.
  • Т-11, которая нужна для премировании специалистов.

Структура приказов – из чего состоит документ?

Очень важный фактор классификации приказов – структура документа, за счет которой такие документы делят на два вида:

Простые по структуре приказы характеризуются присутствием одного распорядительного блока (где будет указание к действию, например, «принять», «отправить в отпуск»). Если документ оформляется на одного сотрудника, то его рассматривают как индивидуальный, если на нескольких – то свободный.

Сложные по структуре приказы характеризуются наличием нескольких распорядительных блоков. Такие документы достаточно распространены, однако их использование на предприятии считается трудоемким мероприятием даже с учетом работы с помощью специальных программ, поскольку для оформления такой документации придется пользоваться большим объемом данных, которые могут быть «раскинут» по разным документам и разделам.

Подписание приказа руководителем

Давайте боле подробно рассмотрим элементы структуры приказов. Главным элементом считается раздел, состоящий из пунктов, которые должны быть включены в документ на основе других бумаг. При этом обязательно привести ссылку (например, на положение ТК РФ и т.д.). Если составляется приказ о назначении человека на какую-либо должность, то такие пункты могут быть включены на основе:

  1. Заявления специалиста.
  2. Трудового договора, записки руководителя отдела.
  3. Служебной записки.

В бумаге рекомендуется сначала написать слово «Основание», после чего указать ссылку на документ. При этом в приведенном источнике обязательно должен быть отражен факт, что человек ознакомлен с текстом документа. То есть прописывается фраза «С приказом ознакомлен» и напротив нее ставится подпись.

Хорошо бы приводить в документах юридические формулировки, к примеру, если они связаны с величиной заработка сотрудника, расписанием работы.

Таким образом, структура любого приказа предполагает наличие отдельных боков, которые отражают:

  • Действие руководителя компании.
  • ФИО и иные данные на сотрудника.
  • Дата вступления документа в силу.
  • Ссылки на источники.

Следует обратить внимание на несколько советов экспертов по вопросу оформления таких документов:

  • Не следует пользоваться сокращениями.
  • Отсутствие в документах источников с различным сроком хранения.

Составление приказов кадрам – подробное руководство

Прежде всего следует отметить, что издание приказов подразумевает решение следующих задач для оформления документа:

  • Инициирование решение о создании приказа.
  • Сбор данных, которые нужны для оформления бумаги.
  • Подготовка шаблона приказа, его составление, согласование.
  • Внесение данных в документ и его подписание ответственными лицами.

Подготовительный этап

Первый этап осуществляется с применением данных, которые есть в служебных записках, справках, различных акта. Проекты документов обычно составляются представителями кадровых служб.

Очень важно при издании документа убедиться в том, что он будет соответствовать нормам современного законодательства.

Сбор информации

Затем сотрудник кадровой службы должен собрать данные для издания приказа, которая может быть расположена во:

  • Внутренних актах компании.
  • В правовой документации, например ТК РФ.
  • В архивных документах.

Далее разрабатывается сам приказ по личному составу. Тут важно правильно оформить сам документ – в нем нужно указать о разработке проекта, написав слово «Проект». Правда, сам текст документ должен максимально соответствовать будущему приказу.

Подписание приказа

На данном этапе все просто: главное, чтобы у человека, который будет принимать документ, были на это полномочия, но чаще всего подобные документы подписывают сами руководители.

Ему нужно передать полностью подготовленную форму приказа, то есть с текстом документа, другой важной информацией. Руководитель подписывает документ, ставит там свою подпись. Если необходимо, документ аннулируется. После появления на документе подписи руководителя его передают сотруднику на ознакомление, который также должен оставить свою подпись.

Чтобы скачать приказ на командировку и научиться правильно его составлять, изучите наш материал.

Здесь вы узнаете, как вынести дисциплинарное взыскание и составить приказ.

В нашем материале мы подробно распишем правила составления приказа на отпуск сотрудников.

Правила регистрации и хранения таких документов

Процедура регистрации предполагает внесение данных о документе в регистры компании, поскольку только после этого можно сказать, что документ имеет юридическую силу. Данная работе решает три задачи:

  1. Правильный учет документов.
  2. Контроль над выполнением приказов.
  3. Доступ к документам при необходимости.

При этом записываться в регистры должны не только приказы, но и другие как внутрикорпоративные документы, так и те, что поступают из других организаций. При регистрации приказ получает свой личный номер, индекс.

Существует три метода регистрации, которые можно использовать в компании. Прежде всего, это использование журналов, где детально отображается информация о том, в каком отделе был создан документ, для каких целей. Второй вариант – карточная регистрация данных, которые применяются для внутрикорпоративного документооборота. Здесь все просто? Оформляются контрольные карточки, которые объединяют в картотеки. Последний вариант – использование автоматизированных программ для регистрации приказов для этого используются специальные программы.

Главное, регистрирую документы, соблюдать положение Минкультуры от 2005 года, который предполагает отражение в приказе название компании, наименование источника, дату создания, наличие регистрационного номера, заголовка и текста приказа.

Если предполагается создание большого количества приказов, их лучше классифицировать по отдельным базам в реестре для более удобного поиска документов.

Следует помнить, что хранить приказы в организации необходимо в течение определённого срока их действия – какие-то документы хранятся по 5 лет, другие – по 75 лет. Потому при хранении документы нужно разделять по срокам. Кроме того, приказы хранят отдельно от документации, относящейся к основной деятельности компании.

Остались вопросы? Узнайте, как решить именно Вашу проблему - позвоните прямо сейчас:

+7 (499) 577-03-71
(Москва)

+7 (812) 425-60-36
(Санкт-Петербург)

8 (800) 333-58-23
Для всех регионов!

Это быстро и бесплатно!

Читайте так же:  Приказ уволить в связи с сокращением штата

Ответственный за их оформление специалист должен подшить все документы, пронумеровать их, дополнить описями и для надежности упаковать в специальные обложки.

Образец приказа кадрам


Прика́з — в административном праве вид акта управления, волевое властное официальное распоряжение руководителя, отданное в пределах его должностных полномочий и обязательное для исполнения подчиненными.

В государственных компаниях правильность ведения документации (в том числе и приказов по кадрам и основной деятельности) регламентируется следующими документами:

- ГОСТ Р 7.0.8.-2013 "Делопроизводство и архивные дело"
- Постановление Госстандарта РФ от 03.03.2003 N 65-ст "О принятии и введении в действие государственного стандарта Российской Федерации" (вместе с "ГОСТ Р 6.30-2003. Государственный стандарт Российской Федерации. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов")
- Приказ Минкультуры РФ от 25.08.2010 N 558 "Об утверждении "Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения"
- Постановление Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты"

В коммерческих организациях все немного проще. Согласно Федеральному закону от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» , начиная с 1 января 2013 года, каждая компания вправе самостоятельно разрабатывать любые документы. При этом совершенно не важно, внесены ли они в альбом унифицированных форм документов или нет. Важным условием является присутствие в бланке обязательных реквизитов, таких, как: название документа, название компании, вид документа, дата его составления, описание производимой кадровой операции с указанием величины ее измерения (денежное или натуральное выражение). Также, согласно п. 2 ст. 9 Закона № 402-ФЗ , в обязательном порядке указываются ответственные лица, их место в организации, подписи, сопровождаемые расшифровкой инициалов и фамилии. За исключением уточнения подписи, правила оформления первичных документов практически не изменились.

В каждой компании есть распоряжения руководителя, связанные с деятельностью компании и требующие официального оформления. Как правило, их ведет секретарь компании. Но когда к нам приходят проверяющие органы, они запрашивают определенные приказы, которые являются обязательными в компании. И вот тут кроется большой риск для компании. Все мы знаем, что часто руководитель издает приказы, которые идут вразрез с действующим законодательством.
Например: как руководитель я была обязана выходить на работу в праздничные дни по графику и это не оплачивалось. Это называлось «дежурство». Но, как мы знаем, эти дни должны быть оплачены в двойном размере, что не происходило. Увидев такой приказ, сотрудник трудовой инспекции обязательно проверит в бухгалтерии начисления за эти дни.

Кроме того, мы подписываем у руководителя приказ о введении в действие штатного расписания, и копия этого приказа должна остаться у секретаря (если приказы лежат в секретариате). Это прямое нарушение Закона о персональных данных.
Хочу заострить ваше внимание на том, что приказы на подпись генеральному директору (руководителю) мы с вами носим лично (или начальник отдела кадров). Никогда не оставляйте папку с приказами в секретариате «на подпись». Всегда дожидайтесь окончания визирования документов руководителем и забирайте их лично.
Я рекомендую в отделе кадров (в отделе персонала) завести отдельные папки: для приказов по кадрам, для приказов по отпускам, для приказов по командировкам и приказы по основной деятельности. Последняя папка как раз будет содержать приказы руководителя, касающиеся работников, и обязательные приказы.

Какие папки приказов будем формировать?


1. Приказы по личному составу (по кадрам):
- о приеме на работу,
- о переводе на другую работу (перемещении)
- об увольнении
2. Приказы о командировках.
3. Приказы о предоставлении отпуска
4. Приказы по основной деятельности компании
- о дисциплинарных взысканиях,
- о совмещении,
- о поощрении,
- об установлении надбавки к окладу,
- об изменении персональных данных работника,
- о присвоении разрядов, классности,
- об изменении условий труда,
- обязательные приказы.

Приказы формируются по срокам хранения. Приказы по кадрам (прием, перевод, увольнение) хранятся в компании 50 или 75 лет, приказы по отпускам и командировкам – 5 лет. Затем, составляется акт и приказы уничтожаются.
Приказы по кадрам, как мы уже говорили ранее, могут вестись в свободной форме (с учетом обязательных реквизитов) или в формах, утвержденных Госкомстатом. На мой взгляд эти приказы достаточно удобны и не требуют изменений.
Обязательные приказы по основной деятельности я бы хотела рассмотреть подробнее. Кстати, эти приказы запрашиваются при проведении любых проверок, поэтому, я рекомендую их издать и сделать копию, положив в отдельную папку, чтоб не запрашивать при необходимости из архива.

Какие же это приказы?


1. Приказ об утверждении используемых форм документов. Образец этого приказа можно посмотреть ниже.

Даже если вы в работе используете унифицированные формы документов, необходимо это зафиксировать в приказе. К этому приказу необходимо приложить образцы всех форм, о которых идет речь. Или образцы форм, разработанных в компании. Кстати, этим же приказом можно утвердить и форму трудового договора компании.

На наших занятиях студенты часто задают вопрос: изучив материал курса, поняли, что договор требует доработки. Можно ли переподписать договоры с работниками заново?

Нет. Договор заключается один раз. Необходимые дополнения вносим дополнительным соглашением, а вот с вновь принятыми работниками можно заключить уже новые формы трудовых договоров с внесенными поправками и утвержденные приказом.

2. Приказ о введении в действие Локально-Нормативных актов.

Этот приказ издается в первый день создания компании. Но до сих пор встречаются фирмы, в которых Локально-Нормативные акты не разработаны.

Тогда алгоритм действий будет таким:
1. Приказ о том, что через 2 месяца (а если есть профсоюзная компания, то через 3 месяца) вступят в действие следующие Локально-Нормативные акты:
- Правила внутреннего трудового распорядка
- Положение о защите персональных данных
- Положение о заработной плате и премировании.

Список актов можно продолжить, добавив при необходимости Положение о командировках (Положение об аттестации), т. е. те, которые необходимы для нормальной деятельности компании.
2. Знакомим с этим приказом под роспись всех сотрудников компании и обеспечиваем возможность ознакомления с Актами.
3. Через 2 месяца издаем приказ о вступлении в действие этих Локально-Нормативных актов и вновь собираем подписи об ознакомлении всех работников с этим приказом и отдельно с Актами.

Если возникла необходимость внесения изменений в эти регламентирующие документы, то порядок действий будет таким же. Не забывайте, что если Акты вводились в действие Приказом, то изменения должны вводиться Приказом, а не Распоряжением.
Сейчас малым предприятиям дано право не разрабатывать данные Положения, а их содержание включить в Трудовой договор. На мой взгляд удобнее работать с Актами, т. к. численность компании может измениться и вам все равно придется их вводить.

3. Приказ о введении в действие (об утверждении) Штатного расписания.

Тут все просто. Скорее всего, вы уже делали этот приказ. Он очень короткий по содержанию и многие начинающие кадровики начинают «для солидности» добавлять туда пункты об отмене предыдущего Штатного расписания, пункт о периоде действия и так далее. Как мы уже говорили на наших занятиях по кадровому делопроизводству, обязанности вводить Штатное расписание с какой-то периодичностью у работодателя нет. Утверждаем по мере необходимости. Приложение к Приказу — Штатное расписание.

4. Приказ об утверждении графика отпусков.

Напомню, что приказ издается не позднее, чем за 2 недели до нового календарного года.

Если в компанию трудоустраиваются работники после утверждения графика, то можно периодически делать Приказы об утверждении дополнения к графику отпусков. Этот документ носит плановый характер, не является Локально-Нормативным актом и обязанности у работодателя знакомить работников с графиком отпусков нет.

5. Приказ о назначении лица, ответственного за учет, ведение и выдачу трудовых книжек.


Часто в компании игнорируют этот приказ и по умолчанию ответственным является генеральный директор. Он же подписывает трудовые книжки. При увольнении работника делается запись в трудовую книжку и заверяет ее именно ответственное лицо, назначенное приказом. Самая распространенная ошибка в этом приказе: не оговаривается, кто исполняет эти функции в случае отсутствия менеджера по персоналу в офисе.

6. Приказ о назначении ответственного за обработку и хранение персональных данных работников.


Этот приказ необходим в компании, так как, согласно нашему законодательству, все персональные данные сотрудников должны быть строго учтены и невозможны для доступа случайных лиц.
Помните знаменитый фильм «Место встречи изменить нельзя»? Там был замечательный диалог между Жигловым и Шараповым, в котором Жиглов рассказывал, что все документы лежат у него на столе в перевернутом виде. Увы, не все, кто приходит к нам в отдел персонала, приходят по делу. Некоторые приходят «за новостями».
Все документы в отделе кадров (персонала) лежат в закрытых шкафах или сейфах.

7. Из предыдущего приказа вытекает следующий обязательный Приказ об организации работы по защите персональных данных работников.

Казалось, зачем издавать отдельный приказ, когда и так понятно, что документы разбрасывать нельзя? Однако, в своей практике я столкнулась с таким случаем, когда менеджер по продажам, идя по офису и разговаривая по телефону, попросил секретаря черновик, на котором сделал необходимые пометки. Затем он направился в кабинет генерального директора, где они продолжили обсуждение условий сделки, и в один момент листок перевернули. Это была испорченная ксерокопия паспорта генерального директора. Как вы понимаете, что такая халатность со стороны секретаря просто недопустима.