Перейти к содержимому

Пояснительная записка к командировке

Содержание:

Библиотека документов.

Библиотека документов.

Библиотека документов.

Библиотека документов.

Трудовой договор.

Охрана труда / Безопасность.

Положение о служебных командировках: все аспекты оформления

Политика в области служебных поездок является важным документом для компаний, работники которых часто направляются в командировки. В документе регламентируются порядок направления в командировки, сроки предоставления отчетов, размеры суточных, порядок возмещения командировочных расходов и другие важные вопросы, связанные с направлением работников в командировки.

Назначение, разработка и утверждение положения

В соответствии со ст. 166 ТК РФ командировкой считается поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы.

Несмотря на то что порядок направления работников в служебные командировки достаточно детально проработан в законодательстве, нелишним будет разработать и ввести в действие локальный нормативный документ - Положение о служебных командировках работников, которое будет определять:
- порядок направления работников в командировки, принятый в конкретной организации,
- перечень документов, оформляемых при направлении работников в командировки,
- размер суточных, выплачиваемых работникам в конкретной организации,
- нормы возмещения командировочных расходов,
- другие вопросы, связанные со служебными командировками.

Цели документа заключаются в следующем:
- регламентация процедуры подготовки командировки;
- определение нормы суточных;
- определение нормы возмещения расходов на наем жилого помещения;
- регламентация правил предоставления отчетности по окончании командировки.

Положение удобно тем, что все аспекты, связанные с направлением работников конкретной организации в командировки, освещены в одном локальном документе. Каждый работник может обратиться к этому документу в случае возникновения каких-либо вопросов.

Положение о служебных командировках готовит кадровая служба компании. Отдельные его пункты (например, связанные с денежными затратами и их документальным оформлением) согласовываются с финансовой службой и бухгалтерией.

Положение утверждается руководителем организации и вводится в действие приказом по предприятию.

Структура положения о служебных командировках

1. Общие положения.
В разделе определяется назначение документа. А также дается определение понятия "служебная командировка".

Пример 1. В соответствии со ст. 166 ТК РФ служебная командировка - поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы.
Служебные поездки работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, служебными командировками не признаются.

2. Порядок направления работников в служебные командировки.
Совет! При разработке этого раздела пользуйтесь положениями ст. ст. 166 - 168 ТК РФ, а также Положением об особенностях направления работников в служебные командировки, утв. Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 N 749.

В разделе указывается порядок документального оформления служебных командировок, принятый в организации:
- порядок оформления служебного задания,
- порядок издания приказа о командировании,
- порядок выдачи командировочного удостоверения,
- порядок регистрации документов, связанных с направлением работников в служебные командировки.

Пример 2. Направление работника в командировку производится руководителем подразделения либо генеральным директором в случае, если в командировку направляется руководитель подразделения.

Для оформления и учета служебного задания для направления в служебную командировку, а также оформления отчета о его выполнении применяется унифицированная форма N Т-10а. Служебное задание подписывается руководителем подразделения, в котором работает командируемый работник, и не менее чем за 2 дня передается в кадровую службу для издания приказа о направлении в командировку.

Приказ оформляется специалистом кадровой службы, визируется руководителем подразделения, направляющим работника в командировку, и подписывается генеральным директором компании.
На основании приказа о направлении в командировку специалистом кадровой службы выписывается командировочное удостоверение.

В каждом пункте назначения делаются отметки о времени прибытия и выбытия, которые заверяются подписью ответственного лица и печатью.
Информация о командировании работника вносится в журнал регистрации работников, выбывающих в командировку.

3. Срок командировки.
В разделе описывается методика определения фактической продолжительности командировки (день выезда, приезда).

Пример 3. Срок командировки работников определяется руководителем подразделения с учетом объема, сложности и других особенностей служебного поручения.

Фактический срок пребывания в месте командировки определяется по отметкам в командировочном удостоверении о дате прибытия в место командирования и дате выбытия из места командировки. Если работник командирован в организации, находящиеся в разных населенных пунктах, отметки в командировочном удостоверении о дате приезда и дате выезда делаются в каждой из организаций, в которые он командирован.

Днем выезда в командировку считается дата отправления поезда, самолета, автобуса или другого транспортного средства от места постоянной работы командированного, а днем приезда - дата прибытия транспортного средства в место постоянной работы.

При отправлении транспортного средства до 24 часов включительно днем отъезда в командировку считаются текущие сутки, а с 00 часов и позднее - последующие сутки. В случае если станция, пристань или аэропорт находятся за чертой населенного пункта, учитывается время, необходимое для проезда до станции, пристани или аэропорта. Аналогично определяется день приезда работника вместо постоянной работы.

Если работник выезжает в командировку в нерабочий (выходной, праздничный) день, то день отбытия считается первым днем командировки, оплата за который предоставляется в соответствии со ст. 153 ТК РФ. Аналогично решается вопрос в случае приезда работника из командировки в нерабочий (выходной, праздничный) день.

4. Режим работы командированного сотрудника.
В разделе указывается режим рабочего времени и времени отдыха командируемого работника, а также порядок явки на работу в день отъезда/приезда командируемого работника.

Пример 4. Вопрос о явке работника на работу в день выезда в командировку и в день приезда из командировки решается по договоренности с руководителем подразделения.

5. Командировочные расходы.
В разделе описывается порядок и размер возмещения командировочных расходов (ст. 168 ТК РФ). В разделе указываются также нормы суточных. Также можно установить и нормы возмещения расходов по найму жилого помещения и по проезду.

Совет! Оформите нормы суточных и расходов на наем жилого помещения, а также на проезд к месту командировки и обратно, к месту постоянной работы как приложение к основному документу. Если сотрудники организации направляются для выполнения рабочих заданий не только по России, но и за рубеж, то можно установить нормы для загранкомандировок.

Пример 5. Средний заработок за время нахождения работника в командировке сохраняется за все рабочие дни недели по графику, установленному по месту постоянной работы.

Командированному работнику перед отъездом в командировку выдается денежный аванс в пределах сумм, причитающихся на оплату проезда, расходов по найму жилого помещения и суточных.

Командированному работнику возмещаются расходы по найму жилого помещения и проезду к месту командировки и обратно к месту постоянной работы в размере фактических затрат, а также возмещаются дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные) в размере 1000 (одна тысяча) рублей.

Расходы по проезду к месту командировки и обратно к месту постоянной работы возмещаются командированному работнику в размере стоимости проезда воздушным, железнодорожным, водным и автомобильным транспортом общего пользования, включая страховые платежи по государственному обязательному страхованию пассажиров на транспорте, оплату услуг по предварительной продаже проездных билетов, расходы на пользование в поездах постельными принадлежностями.

Для оплаты иных расходов, произведенных в командировке, работником пишется служебная записка с разъяснением целесообразности произведенных расходов.

6. Завершение командировки.
В разделе указываются порядок и сроки оформления и сдачи авансового отчета.

Пример 6. После возвращения из командировки работником в течение трех рабочих дней со дня возвращения из командировки составляется авансовый отчет об израсходованных в связи с командировкой суммах с приложением командировочного удостоверения, документов, подтверждающих произведенные расходы, и представляется в бухгалтерию. Работник обязан представить также отчет о выполненной работе в командировке, согласованный с руководителем подразделения, в письменной форме.

Положение о служебных командировках может содержать в качестве приложений образцы документов (пояснительной записки о направлении в служебную поездку, служебной записки на выдачу денежных средств под отчет и т.д.).

Отчет о командировке – образец

Отчет о командировке – образец

Похожие публикации

Направление сотрудника в командировку предполагает издание соответствующего приказа и выдачу денег на расходы авансом. Обязательными для оформления считаются приказ, служебная записка и авансовый отчет – командировочные расходы в этом случае при условии правильности заполнения каждого из бланков будут зачтены в бухгалтерском учете. Особенности процедуры подтверждения затрат на командировку и подготовки сопроводительной документации приведены в постановлении Правительства, датированном 13 октября 2008 г., под № 749.

Читайте так же:  Оформить карту кукуруза кредит

Служебное задание на командировку – образец заполнения

При желании использовать в оформлении командировки бланк служебного задания (которое нынче не обязательно, т.к. пункт 6 Положения о командировках, требующий от работодателя оформлять этот документ, с января 2015 г. утратил силу) этот факт следует отразить в локальном нормативном акте. В качестве образца можно использовать форму Т-10а. Порядок составления задания состоит из:

  • решения руководства направить сотрудника в командировку;
  • заполнения первых 11 граф бланка служебного задания;
  • ознакомления командируемого с целью поездки.

задание на командировку образец

Отчет о командировке будет опираться на данные, указанные в задании. В числе сведений, которые целесообразно отразить в служебном задании следующие:

  • реквизиты предприятия-работодателя;
  • данные о сотруднике с указанием его должности;
  • пункт назначения;
  • продолжительность поездки с приведением дат начала и окончания командировки;
  • реквизиты приказа о командировке и цель поездки.

В конце проставляются подписи, а по окончании командировки сотрудник заполняет результат – выполнено порученное ему задание или нет.

Как написать отчет о командировке – пример и правила оформления

Отчет о командировке – образец документа, составленный в произвольной форме, который утверждается локальным актом по предприятию. Необходимость его использования на практике каждая организация определяет самостоятельно. С 2015 года, опять же, можно обойтись и без этого бланка.

Если же вы решили, что нужен отчет о командировке, пример его структуры должен содержать несколько блоков:

  • реквизиты документа с указанием места его составления, даты и номера регистрации;
  • период, за который заполняется форма отчета о командировке;
  • причина, которая послужила основанием для направления в командировку;
  • задачи, которые надо было выполнить во время служебной поездки;
  • достигнутые результаты (описывать их лучше максимально подробно).

Когда заполняется отчет о командировке, пример написания может содержать лаконичное изложение итогов поездки или более подробное раскрытие сложившейся ситуации. Иногда отведенного пространства для отражения результатов недостаточно. В этом случае разрешается приложить чистый лист формата А4 и продолжить изложение информации на нем.

Отчет о командировке, образец которого разрабатывается предприятием, нужен для обоснования необходимости осуществления конкретной служебной поездки перед контролирующими органами. Именно с этой целью и даются развернутые ответы о результатах командировки. Если поставленная цель не была достигнута, то отчет о командировке должен содержать пояснения причин, послуживших препятствием к выполнению задания.

Как составить авансовый отчет по командировке – образец

После возвращения из служебной поездки сотруднику отводится трехдневный срок на подготовку и сдачу авансового отчета с приложениями. Составление авансового отчета по командировке является обязательным условием покрытия соответствующих расходов на всех предприятиях. Этот документ составить надо. После проверки документации и принятия ее к учету, производится окончательный расчет с сотрудником. Как заполнить авансовый отчет по командировке? Образец должен содержать информацию о:

  • личных данных работника;
  • документах, при помощи которых можно подтвердить выдачу денег на поездку авансом;
  • датах произведенных расходов и их назначении с указанием основных реквизитов подтверждающих документов.

Как составить авансовый отчет по командировке?

Служебная записка на командировку - образец 2017

Служебная записка на командировку - образец 2017 года приведен в нашей статье - понадобится, если командированный не использует для проезда общественный транспорт дальнего следования и у него отсутствуют проездные документы, подтверждающие даты отъезда и возвращения.

Чем обычно подтверждают даты командировки

В результате произошедших в 2015 году изменений в правилах документального оформления командировок (постановления Правительства РФ от 29.12.2014 № 1595 и от 29.07.2015 № 771) в процедуре служебной поездки стали задействоваться всего 2 документа:

  • распоряжение (приказ) работодателя о направлении в командировку;
  • отчет работника о расходах по командировке (авансовый отчет).

Важным показателем для служебной поездки является ее фактическая продолжительность (количество дней нахождения в ней), от которой зависит общая сумма начисляемых работнику суточных.

В приказе о командировке обычно указываются ориентировочные даты отъезда и приезда, а фактические дни пребывания в командировке можно подтвердить несколькими способами (постановление Правительства РФ от 13.10.2008 № 749):

  • при наличии проездных документов — по датам, указанным в них, с учетом времени, которое необходимо для того, чтобы добраться до места отправления (прибытия) транспорта, если оно находится за пределами населенного пункта отъезда (приезда);
  • при отсутствии проездных документов — по датам документов о проживании. При этом даты отъезда и приезда можно обосновать служебной запиской, поясняющей способ отъезда в командировку и возвращения из нее;
  • при отсутствии и проездных документов, и документов о проживании — служебной запиской, ссылающейся на иные подтверждения дат пребывания в командировке, одним из которых может быть документ, составленный принимающей стороной.

О том, попадут ли под НДФЛ расходы на проживание, возмещенные без документов, читайте в статье «Как быть с НДФЛ, если документы о проживании в командировке отсутствуют?».

Как оформить служебную записку на командировку

Отсутствие проездных документов обычно возникает при служебной поездке в одну или обе стороны на транспорте, не являющемся общественным. Это могут быть поездки:

  • На служебном автомобиле.
  • Личном транспорте.
  • Транспорте третьих лиц (по доверенности или в качестве пассажира). Возможность использования второго варианта (он отсутствует среди перечисленных в постановлении Правительства РФ от 13.10.2008 № 749) подтверждает письмо ФНС от 24.11.2015 № СД-4-3/20427.

Такой способ отъезда-приезда окажется возможным только при наличии предварительного разрешения работодателя и должен подтверждаться документами, свидетельствующими о реальном использовании транспорта. Основным из них будет путевой лист, оформленный на то транспортное средство, в отношении которого получено предварительное согласование. Косвенными подтверждениями явятся платежные документы на расходы, осуществленные по пути следования. Даты и наименования населенных пунктов в них должны соответствовать периоду и маршруту следования в место назначения.

О документе, устанавливающем особенности расходов, принимаемых работодателем при командировках, читайте в статье «Положение о служебных командировках - образец 2017».

Документальное подтверждение фактов, изложенных в служебной записке, является обязательным условием удостоверения реальности перемещения командированного. Не имеющая таких подтверждений служебная записка сама по себе не может считаться оправдательным документом, свидетельствующим об использовании служебного, личного или чужого транспорта для поездки в командировку (письмо МФ РФ от 20.04.2015 № 03-03-06/22368).

Соответственно, в случае отсутствия документов и на проезд, и на проживание наиболее разумным будет взять в месте командирования документ, подтверждающий пребывание командированного в месте назначения, и, главное, зафиксировать документально даты нахождения его там. Документ можно оформить в виде справки, имеющей подпись ответственного лица принимающей стороны и ее печать. Эта справка станет приложением к служебной записке командированного, обосновывающей даты нахождения в поездке.

Вариант документа, который может послужить образцом служебной записки на командировку, можно увидеть на нашем сайте.

При отсутствии проездных документов даты нахождения в командировке могут быть подтверждены служебной запиской работника, направленного в командировку. Записка должна сопровождаться документальными свидетельствами фактов, изложенных в ней.

Получаем служебную записку на командировку - образец

Служебная записка на командировку - образец-2017-2018 этого документа станет темой для обсуждения в данной статье. Вы узнаете, как оформляется данная деловая бумага и в каких случаях подается.

Когда составляется служебная записка на командировку?

С 2015 года при направлении сотрудника в служебную командировку не требуется составления командировочного удостоверения (постановление Правительства РФ № 1595 от 29.12.2014).

Теперь если командированное лицо отправляется в поездку на личном, служебном или арендованном автотранспорте, то при оформлении отчета о командировке для возмещения расходов ему предстоит составить служебную записку.

Составляется таковая в свободной форме, так как на законодатефльном уровне каких-то специальных требований к данному документу не предъявляется. Конечно, не старайтесь перегружать его излишними данными, ведь цель записки заключается в подтверждении срока нахождения сотрудника в служебной командировке, а не в подтверждении использования им для этих целей личного либо иного автотранспортного средства.

Однако предусматривается, что в записке должны содержаться определенные сведения, которые позволят бухгалтерской/финансовой службе предприятия определить точный размер суточных и подтвердить соответствующие налоговые расходы.

Образец служебной записки на командировку можно найти и скачать на нашем сайте, сделав это совершенно бесплатно.

Структура служебной записки на командировку

В этом документе необходимо отразить даты отбытия в служебную командировку и прибытие из таковой с указанием точного времени.

Если возвращение из поездки происходит после 24-00 часов, то к суточным будет добавлен 1 день.

Согласно ч. 2 ст. 9 закона о бухучете № 402-ФЗ от 06.12.2011, в записке должны присутствовать определенные данные:

  • Ф.И.О. руководителя;
  • название предприятия (организации, компании);
  • наименование документа (служебная записка);
  • дата его составления;
  • в теле записки указываются цель поездки, проведенные мероприятия, хозяйственные операции;
  • число дней командировки;
  • дата и подпись командированного сотрудника с расшифровкой его Ф.И.О.

Также к служебной записке должны прилагаться такие подтверждающие расходы документы, как:

  • путевой (а в случае необходимости и маршрутный) лист;
  • чеки с заправочных станций за покупку ГСМ;
  • квитанции об оплате парковки, за пользование платными дорогами и т. п.

Если этого сделано не будет, то налоговая служба произведет доначисление взносов и налогов, в т. ч. на прибыль и на доходы с физических лиц.

Примерная форма служебной записки

Теперь давайте ознакомимся с примерной формой составления документа такого рода.

Директору ЗАО «Турист»

от инженера ПТО

Гришина Станислава Геннадьевича

Сообщаю, что я, Гришин С. Г., на основании приказа выехал в командировку 05.07.2017 в 9 часов 00 минут из Хабаровска в Благовещенск на собственном автомобиле.

Марка автомашины Nissan Qashqai, рег. номер О303 АК 27.

Прибыл из командировки 16.07.2017 в 21 час 40 минут. Продолжительность поездки составила 12 календарных дней.

К служебной записке прилагаются:

  • путевой лист;
  • чеки на ГСМ;
  • квитанции об оплате за пользование платной автотрассой и автомобильной парковкой;
  • счета за проживание в гостинице.

17 июля 2017 года __________ Гришин С. Г.

Составляем служебную записку на командировку - образец 2017-2018 годов

Служебная записка на командировку - образец 2017-2018 годов почти не отличается от используемого ранее. О порядке оформления этого документа читайте далее в статье.

В каких ситуациях требуется составлять служебную записку на командировку?

В соответствии с п. 7 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки (утверждено постановлением Правительства от 13.10.2008 № 749) для отчета о сроке пребывания в командировке сотруднику, который был направлен туда на личном или служебном транспорте, необходимо заполнить служебную записку.

Читайте так же:  Мчс москва жалоба

Подтверждающие документы

Несмотря на произошедшие изменения, в результате которых была отменена обязанность заполнять командировочные удостоверения и служебные задания, необходимость оформления служебной записки сохранилась. Ведь только с ее помощью командированный может подтвердить дату/время приезда и отправления из места назначения, т. к. проездных билетов в случае использования авто предоставить не получится.

Но в этом случае важно приложить иные подтверждающие документы, такие как путевые/маршрутные листы, чеки/квитанции и пр., что докажет следование командированного по намеченному пути к цели для выполнения задания (письмо Министерства финансов от 20.04.2015 № 03-03-06/22368). В зависимости от комплектности предоставленных подтверждающих документов можно будет рассчитывать на списание в расходы соответствующих сумм согласно п. 1 ст. 252 Налогового кодекса.

Подтверждение от принимающей стороны

Однако в абз. 4 упомянутого выше п. 7 Положения указывается, что фактический срок командировки можно подтвердить и при отсутствии доказательных документов о проезде и проживании. Это можно сделать при помощи той же служебной записки или другого документа, содержащего отметку принимающей стороны о датах прибытия сотрудника в место командировки и убытия из него.

Исходя из вышеизложенного, можно сделать вывод, что служебная записка является важным первичным документом, используемым для начисления суточных командированному сотруднику, если он совершил поездку на автомобиле.

Кто и когда должен заполнять служебную записку?

Служебная записка на командировку образца 2017-2018 годов составляется в письменной форме самим сотрудником, направленным в командировку. Записка должна быть полностью заполнена к моменту возвращения сотрудника из командировки.

К служебной записке необходимо приложить документы, подтверждающие путь следования и сроки нахождения сотрудника в месте командирования. Если такие документы были утеряны или отсутствовали изначально, принимающая сторона может сделать необходимые отметки непосредственно в служебной записке.

Для этого следует вписать в записку название принимающей организации, даты приезда/отъезда командированного. Эту запись необходимо заверить подписью должностного лица с расшифровкой должности и Ф. И. О. и печатью компании (при наличии таковой).

Где найти образец служебной записки?

Для того чтобы удобно было заполнять служебные записки, компанией разрабатывается универсальный шаблон, в который командированному просто потребуется внести фактические данные. Скачать такой образец готового бланка служебной записки можно на нашем сайте.

Какие сведения отражаются в служебной записке?

В связи с тем, что служебная записка является важным первичным документом, необходимо позаботиться о том, чтобы она содержала все обязательные для первички реквизиты (их перечень приведен в ст. 9 закона «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ).

В числе таких реквизитов:

  • название документа;
  • наименование компании-работодателя;
  • Ф. И. О. и должность командированного работника;
  • дата составления документа;
  • место и длительность командировки;
  • список приложений;
  • подпись с расшифровкой Ф. И. О. сотрудника.

Кроме того, так как поездка осуществляется на автомобиле, потребуется указать его марку и госномер.

Компании могут разработать свой бланк служебной записки, оформив ее в виде таблицы и предусмотрев все необходимые реквизиты. Форма документа может быть утверждена локальным положением о командировках.

На разработанном бланке служебной записки могут быть уже заполнены все известные поля, а командированному по приезду из командировки останется только заполнить все свободные поля этого документа и поставить свою подпись.

Нужна ли служебная записка ИП?

В случае с индивидуальными предпринимателями существует ряд особенностей. В связи с тем, что ИП не может быть направлен в командировку, т. к. не относится к категории наемных работников, то, по мнению финансового ведомства, ему нет смысла оформлять самому себе приказ и служебную записку (письмо Министерства финансов от 05.07.2013 № 03-11-11/166).

Командировка ИП

Однако подтвердить свои расходы, связанные с поездкой в другой город по служебной необходимости, ИП всё же сможет. В случае отказа налоговой инспекции признать расходы ИП, связанные с его командировкой в другой город по хозяйственной необходимости, производственными затратами, предприниматель вправе обжаловать это решение в суде. Как показывает практика, суды нередко встают на сторону бизнесменов, признавая за ними право на уменьшение налогооблагаемой базы на сумму командировочных расходов.

Так, в постановлении ФАС Уральского округа от 06.06.2011 № Ф09-3147/11-С3 судьи, приняв сторону ИП в споре с налоговиками, указали, что предприниматели не могут быть лишены возможности отправляться самостоятельно в служебные командировки. Иначе имеет место их дискриминация по отношению к другим хозяйствующим субъектам, которые осуществляют хоздеятельность в форме юрлица.

А это означает, что ИП при осуществлении поездки на своем личном (арендованном) авто может также заполнить служебную записку и приложить к ней все документы, подтверждающие расходы и, собственно, сам факт нахождения в служебной поездке.

При направлении в командировку наемного работника ИП все документы, включая служебную записку, оформляются в общем порядке.

Нужно ли составлять служебную записку при направлении в командировку директора?

В связи с тем, что директор компании является наемным сотрудником, он не освобожден от заполнения всех обязательных для командированного документов. При этом неважно, поехал ли директор лично за рулем машины в командировку либо его повез водитель.

Существует мнение, что директора можно освободить от обязанности составления служебной записки, поскольку он лично издает и утверждает приказ о своей командировке и ее продлении (в случае необходимости). Однако такое мнение ошибочно, поскольку приказы не подтверждают ни факт совершения поездки, ни ее длительность.

Таким образом, обязанность по составлению служебной записки при направлении в командировку на личном или служебном транспорте не зависит от должности командированного — представить записку по возвращении должен как рядовой сотрудник, так и руководитель организации.

Унифицированной формы для служебной записки не предусмотрено, поэтому на каждом предприятии разрабатывается свой образец этого документа. В связи с тем, что служебная записка необходима при учете расходов в командировке, а также для начисления суточных, к ней применимы требования по оформлению для первичных документов.

Служебная записка о направлении в командировку: образец

Служебная записка о направлении в командировку образец

Похожие публикации

Отправление сотрудника в командировку должно инициироваться приказом по предприятию. Основанием для издания этого локального нормативного акта является служебная записка. Форма документа не регламентирована законодательством, шаблон на предприятиях разрабатывается самостоятельно.

Служебная записка о направлении в командировку: образец

Внутренний документооборот в секторе командировочных расходов предполагает соблюдение такой последовательности действий:

  1. Составляется служебная записка, адресованная руководителю организации. Ее содержание должно быть согласовано с локальным Положением о командировках или другим аналогичным документом, действующим на предприятии. Служебная записка на командировку, образец которой может допускать произвольный вариант оформления, составляется на фирменном бланке компании.
  2. После наложения разрешительной резолюции руководителя на служебную записку, оформляется приказ о направлении в командировку.
  3. При возвращении из рабочей поездки работник заполняет и сдает в бухгалтерию авансовый отчет.

Ранее требовалось еще оформление командировочного удостоверения и служебного задания, но в 2015 году необходимость оформлять этот документ, отпала. Постановлением Правительства РФ №1595 от 29.12.14, их оформление отменено.

Образец служебной записки о направлении в командировку должен содержать такие сведения:

  • персональные данные командируемого;
  • пункт назначения или несколько мест, в которые предполагается заезд работника по служебным делам;
  • цель поездки, характер работ во время командировки;
  • поле для подписи работника и проставления даты.

Документ утверждается подписью руководителя компании.

Служебная записка для направления

Служебная записка на командировку: образец 2017 для подтверждения сроков поездки

При издании приказа о командировке в тексте документа приводятся даты отъезда и приезда обратно. По факту отведенного времени может оказаться недостаточно или слишком много. Для подтверждения и уточнения периода служебной поездки командируемым сотрудником представляются проездные билеты и квитанции с мест проживания. При отсутствии такой документации разрешается составлять служебную записку работником, в которой приводятся ссылки на другие подтверждения пребывания в том или ином месте во время поездки.

Служебная записка на командировку от работника необходима при поездке на:

  • транспорте, принадлежащем предприятию;
  • личном автомобиле или другом транспортном средстве;
  • пассажирском транспорте третьих физических лиц.

Для возможности использовать один из перечисленных вариантов необходимо заранее согласовать такой вариант с руководством фирмы. К служебной записке надо будет приложить:

  • путевой лист на автомобиль, которым командируемый добирался до пункта назначения;
  • квитанции, чеки, подтверждающие осуществление расходов в точках по пути следования с указанием названий населенных пунктов.

В соответствии с письмом Минфина от 20 апреля 2015 года № 03-03-06/22368 служебная записка на командировку не может быть оправдательным документом без документального подтверждения изложенных в ней фактов. При необходимости допускается оформление справки в пункте назначения о фактическом времени пребывания в назначенном месте. Такая справка должна иметь подписи ответственных должностных лиц принимающей стороны и печать организации.

Читайте так же:  Договор купли-продажи с отсрочкой перехода права собственности

Служебная записка на командировку от сотрудника, образец в 2017 году

Служебная записка на командировку

В начале 2015 года изменились правила отправки сотрудника в поездку по командировочным документам. Теперь эта процедура значительно упрощена, т.к. изменения коснулись в отношении оформления бумажной рутины.

Уже нет необходимости выдавать командировочное удостоверение и служебные задания. С другой стороны командированный сотрудник по возвращению может не отчитываться в своих действиях во время поездки. Как же теперь оформляется на производстве отправка сотрудника в служебное путешествие?

Правила оформления командировки

До начала 2015 года многие предприятия обязаны были составлять в случае направления своего работника в командировку такие документы:

  1. соответствующий приказ руководства;
  2. служебное задание, в котором исполнителю поручали выполнение определенных задач в конкретном месте в ограниченный период времени;
  3. командировочное удостоверение, где сотруднику проставляли дату прибытия и выбытия с партнерской организации.

К тому же сотрудник, бывший в служебном путешествии, должен был отчитаться в письменном виде о своих действиях и куда им были потрачены выданные ему на командировку деньги.

Отчеты он составлял как минимум в двух вариантах:

  • о выполнении работ во время поездки по заданию предприятия;
  • авансовый, о расходе выданной суммы для затрат во время выполнения производственных обязанностей в другом населенном пункте. К нему прилагались билеты, квитанции, чеки и т. д.

Теперь законодательство менее требовательно к оформлению командировочных документов. Но для оформления командировок в 2016 году предполагается немного видоизмененная процедура.

В каких случаях необходимо составлять данный документ

В том или ином случае отправление его в поездку возможно только после документального оформления бумаг, которые подписывает руководитель организации работодателя. Начальник отдела докладывает управляющему компанией о своем подчиненном, которого необходимо отправить в командировку и подтверждает ее цель имеющимися обоснованиями о том, что поездка позволит решить поставленные перед отделом производственные задачи. Он докладывает об этом в служебной записке на имя руководителя.

Законодательное регулирование данной сферы

В конце декабря было принято постановление Правительства РФ № 1595. Согласно ему теперь снизилось количество документации при оформление командировок. Его использование дает возможность отмены выдачи сразу трех документов во время отправки сотрудника в служебное путешествие: удостоверения, служебного задания и отчета о командировке.

Такая упрощенная процедура сделала работу кадровых отделов значительно более легкой по сравнению с предыдущими годами.

Однако для бухгалтеров этот процесс принес некоторые сложности, поскольку в положении закона №402-ФЗ от 6 декабря 2011г. № 402-ФЗ требования остались прежними в отношении документального подтверждения израсходования полученных на командировку средств.

Неизменным документом остался только приказ. Если в компании необходимо все же сохранить предыдущий порядок оформления документов, то поэтому поводу должно быть издано определенное распоряжение или положение о командировках (ст. 8 ТК РФ).

Какие документы заменяет служебная записка

На основании нового законодательства теперь служебная записка заменяет ряд документов:

  1. командировочное удостоверение;
  2. служебное задание;
  3. отчет о выполнении задач во время поездки.

Таким образом теперь сотрудникам ОК необходимо оформить значительно меньше документов.

Правила оформления и составления

Составление служебной записки не представляет большой сложности.

Текст документа разделен на 2 поля:

  • На листе бумаги в верхнем правом углу вписываются должность руководителя компании и его фамилия и инициалы. Ниже в таком же порядке вписывают должность начальника подразделения и его личные данные.
  • В центре листа под заполненной информацией в правом углу пишут заголовок локального документа «Служебная записка».
  • Под заголовком излагают обращение к руководителю с просьбой направить сотрудника в служебную командировку. Обязательно нужно вписать цель поездки, период выполнения производственного задания.
  • Под основным текстом проставляют дату и роспись лица, составившего служебную записку.
    В тексте можно изложить предполагаемые денежные затраты, особенности поездки (например, сопровождение детей до пионерского лагеря или места проведения спортивных соревнований и т.д.).

Что необходимо прикладывать к записке

Строго определения в законодательстве по вопросу обязательного написания служебной записки о командировке в законодательстве нет.

Однако ее необходимо оформить в тех случаях, если поездка рассчитана на использование во время командировки личного, арендованного или служебного автотранспорта. При возвращении сотрудник должен указать срок своего пребывания в написанной им служебной записке.

Он ее представляет работодателю вместе с оправдательными документами о подтверждении использования транспорта:

  • путевой лист;
  • счет о проживании, расположении машины на автостоянке;
  • квитанции об уплате ремонтных работ во время поездки;
  • кассовые чеки и т. д.

Если командированный сотрудник по возвращении из поездки не имеет совсем расходных платежных чеков, подтверждающих его проезд и проживание в чужом городе, то ему нужно сдать служебную записку с указанием подтверждения от принимающей стороны о времени прибытия и выбытия. В приложении к ней ему необходимо приложить письмо или другие бумаги, в которых принимавшая сторона подтверждает о его присутствии в течении отведенного времени по месту командирования.

О правилах оформления служебных командировок на предприятиях смотрите в следующем видеоуроке:

Правила и нюансы составление в различных ситуациях

Следует отметить, что в отчетной служебной записке следует подробно описывать о расходе средств на командировку. Все затраты, превысившие размер выделенной суммы, должны быть компенсированы ему в полном объеме, что прописано в п. 11 положения №749.

К таким расходам относят:

  • денежные траты на использование транспорта, понесенные в ходе поездки;
  • оплата съемного жилья по необходимости;
  • другие повседневные затраты на питание, парковку, использование средств связи и прочее;
  • расходы, обусловленные выполнением производственных задач и личных нужд, которые произвел подчиненный на основании полученного согласия от руководителя.

На практике встречаются обстоятельства, когда командировка может носить суточный характер при направлении человека в поездку на небольшое расстояние от его дома. Такие варианты поездок позволяют ему ежедневно возвращаться домой на личном или общественном транспорте. Руководству необходимо учитывать характер работы во время ежедневных суточных командировок. Их выполнение должно позволять подчиненному приезжать в свое жилье ежедневно.

Поездка в командировку на личном/служебном автотранспорте

При выборе сотрудником автомобиля своего или служебного для поездки по заданию предприятия он должен подготовить для отчета ряд документов для подтверждения использования машины.

При сдаче дорожного отчета ему необходимо приложить следующее:

  • маршрутный лист;
  • оплаченные счета, квитанции чеки;
  • документы, подтверждающие его поездку по маршрутной схеме к пункту назначения.

К отчетной записке можно прилагать накладные с адресом поставщиков или покупателей.

Об отмене командировке

На предприятиях бывают случаи, когда нужно отменить поездку сотрудника в командировку. Причины в таких обстоятельствах очень разные: задача, которую следовало решить во время поездки, была выполнена и необходимость в командировке отпала или из-за того, что сотрудник заболел. О таких случаях нужно позаботиться заранее и внести соответствующий пункт в Положение о командировках.

Средства, полученные на поездку сотрудник должен возвратить в кассу предприятия.

В бухгалтерии предусмотрены сроки возврата командировочных денег:

  1. трудящийся обязан не позднее трех рабочих дней по истечении срока поездки или с момента возвращения отчитаться перед бухгалтерией организации.
  2. Если произошла отмена командировки, то срок возврата всех денежных средств целесообразно предусмотреть в соответствующем приказе.

Но здесь нужно обратить на некоторые нюансы.

Если при отмене поездки средства были частично израсходованы, а например, билеты на транспорт не удалось сдать или вернуть, то и работник не в состоянии возвратить деньги у в кассу. При этом он несет еще и убытки. В таких случаях нужно провозгласить приказ по вопросу компенсации работнику стоимости неиспользованных билетов.

Обратите внимание! Данный убыток можно вносить в бумаги в целях снижения налогообложения по прибыли, если есть два основных условия:

  • поездка к другому контрагенту должна быть связана с целью получения доходов;
  • причина отмены служебного вояжа не надуманная, а вызвана действительно обстоятельствами, которые не зависящими от самой организации.

Продление или сокращение сроков

В действующем законодательстве нет упоминания, как необходимо продлевать командировку. Как правило, выполняют все это оформлением приказа. Форма приказа произвольная. Издают этот документ о продлении командировки с обоснованием после получения от докладной записки от начальника подразделения, командируемого или руководителя.

Особенности командировки директора организации

В принципе директор также как и все сотрудники является работником одной организации и на него тоже должна составляться служебная записка о командировке, поскольку в действующих правилах в отношении руководителей нет особых пометок.

В этом можно убедиться прочитав п. 7 Положения, утвержденного Правительством РФ 13 октября 2008 г. в постановлении под порядковым № 749. Причем здесь даже не берется во внимание, сам ли директор управлял транспортным средством или он ездил в машине как пассажир. Однако Роструд считает, что служебную записку директору нет нужды составлять, т.к. он же подписывает и служебную записку, и приказ о командировке. Поэтому автоматически получается дублирование документов, поэтому от обязанности составлять служебную записку на себя руководителя можно освободить.

С целью уменьшения бумажных данных при отправлении руководителя в служебную поездку можно указать специальный пункт в положении, в котором директора освободить от составления служебной записки.

О том, может ли служебная записка стать подтверждением командировки, рассказано в начале следующего видеосюжета: