Перейти к содержимому

Приказ о взыскании срок хранения

Срок хранения приказов по личному составу

Подборка наиболее важных документов по запросу Срок хранения приказов по личному составу (нормативно-правовые акты, формы, статьи, консультации экспертов и многое другое).

Нормативные акты: Срок хранения приказов по личному составу

Документ доступен: с 20 до 24 ч. (выходные, праздники - 24 часа)

Статьи, комментарии, ответы на вопросы: Срок хранения приказов по личному составу

Документ доступен: в коммерческой версии КонсультантПлюс

Документ доступен: в коммерческой версии КонсультантПлюс

Формы документов: Срок хранения приказов по личному составу

Документ доступен: в коммерческой версии КонсультантПлюс

Документ доступен: в коммерческой версии КонсультантПлюс

Срок храннения приказов на дисциплинарные взыскания

Возможна ситуация, когда организация продолжает использовать унифицированные бланки, а по тем операциям, которые они не охватывают, например смена фамилии, дисциплинарное взыскание и т. д., разрабатывает и утверждает собственные формы. Также необходимо иметь в виду, что ряд форм документов, используемых в качестве первичных учетных документов и установленных уполномоченными органами в соответствии и на основании других федеральных законов, остается обязательным к применению, например кассовые документы и т. п. Независимо от того, использует организация собственные формы или унифицированные, в любом первичном документе для учета должны быть все обязательные реквизиты: наименование, дата и т. п. Такие выводы следуют из совокупности положений статей 7, 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ и подтверждаются письмами Минфина России от 4 декабря 2012 г.

Каковы сроки хранения приказов о взыскании?

К дисциплинарным проступкам относят:

  • невыполнение должностных обязанностей;
  • небрежное или неполное выполнение возложенной работы;
  • несоблюдение установленного трудового распорядка – опоздания, прогулы, уход с рабочего места раньше времени;
  • причинение ущерба имуществу работодателя;
  • разглашение коммерческой тайны;
  • нарушение правил техники безопасности независимо от последствий;
  • несоблюдение инструкций по использованию оборудования;
  • отказ от повышения квалификации или обучения, если это предусмотрено должностной инструкцией или стандартом профессии.

В зависимости от сферы деятельности и особенностей производства, будет изменяться и порядок применения дисциплинарных взысканий, и список нарушений.

Приказы кадровых служб: виды, порядок оформления и хранения

Работодателю следует предполагать как отразиться тот или иной вид наказания на производственном процессе. Не стоит наказывать работников за малейший незначительный проступок.
Опоздание на пару минут — повод выразить недовольство, но не настолько весомый, чтобы делать официальный выговор. В итоге у работодателя, злоупотребляющего наказаниями, на рынке труда складывается плохая репутация, и ему становится все труднее находить новых сотрудников.

Приказ о дисциплинарном взыскании сколько хранится?

Подробности в материалах Системы Кадры: 1.Ответ: Как организовать документооборот в кадровой службе Н.З. Ковязина Порядок работы с документами Как организовать порядок работы с документами в кадровой службе Порядок работы с документами в организации закрепите на локальном уровне.

При этом оборот документов в кадровой службе рассматривают как составляющую общего документооборота организации. Порядок работы с документами установлен в разделе 3 ГСДОУ, утвержденной приказом Главархива СССР от 25 мая 1988 г.

И снова о приказах

Не понимаю. Если это отнести к приказам и соответственно журналу по личному составу, где срок хранения 75 лет, то как же хранить сами приказы 5 лет?И еще вопрос номера приказов по личному составу со сроком хранения 75 лет и срок хранения 5 лет нумеруются одинаково и там и там 1 л/с, 2л/с и т.д., только раскладывать в разные папки и заносить в разные журналы по личному составу? И еще как выводить нумерацию приказов о предоставлении отпуска без сохранения заработной платы в журнал по личному составу-75 лет, если они ведутся единой нумерацией с очередными оплачиваемыми отпусками?Спасибо. Ответ Ответ на вопрос: Вопрос: В приказе Минкультуры о хранении приказов указано, что приказы о дисциплинарном взыскании надо хранить 5 лет, а в Системе кадров в разделе срок хранения Журналов регистрации о дисциплинарном взыскании указано срок хранения: 75 лет. Не понимаю.

Срок хранения приказов о дисциплинарных взысканиях

Так, приказами по АХД могут быть: •приказ о допуске работников/техники на объекты организации (Пример 3); •об определении места для курения; •о переходе на электронную пропускную систему; •ремонте помещений; •об организации закупки мебели, оргтехники, бытовых товаров, расходных материалов для офиса; •организации транспортировки мебели, оргтехники, документов при переездах; •организации клинингового обслуживания (комплексного или разового); •о закреплении автотранспорта за водителями и должностными лицами; •выделении транспортных средств для решения различных задач; •выделении корпоративных телефонных номеров работникам, установлении лимита разговоров; •проведении инструктажа по ГО и ЧС; •об охране объектов и т.д. Привести исчерпывающий список, как и в случае с приказами по личному составу, невозможно.

  • АХД или нет? Используем шпаргалку.

Срок хранения приказов о дисциплинарных взысканиях составляет

Все документы по личному составу в обязательном порядке проходят регистрацию. Если этого не сделать, можно не хранить ту или иную бумагу. Нет регистрации — нет документа. Что подразумевается под данным процессом? Регистрация приказов по личному составу — это перенос реквизитов, написанных на документах, в специализированные документационные формы с последующим присвоением номера и проставлением даты утверждения бумаги в качестве учтенной. То есть и при бумажной интерпретации, и при электронной необходимо присвоить каждому приказу цифровое обозначение.

А также записать его в том или ином виде. Это обязательный пункт. Записываются данные в журналах учета приказов по личному составу.

Также занесение имеет место в электронные базы данных и архивы. Только так можно в полной мере осуществить учет и хранение документов. В компаниях предусматривается свободный выбор формы сохранения документации.

Срок храннения приказов на дисциплинарные взыскания

Приказ о наложении дисциплинарного взыскания – в чем отличие от других видов приказов по личному составу К работнику, свершившему проступок, применяется дисциплинарное взыскание в виде замечания, выговора или, как крайней меры, увольнения. Оформляются различные документы: протоколы, акты, докладные и объяснительные записки, письма-жалобы и т.


д.

Но основным является приказ. Большинство документов, касающихся персонала, унифицированы. Они приведены к единой форме, для удобства и упрощения работы.

Однако приказы о выговоре или замечании оформляются свободно. Это связано с тем, что нет возможности привести к единому виду все варианты нарушений, они специфичны для каждой организации.

После регистрации приказа, а также помещения его в архив, требуется как-то систематизировать все имеющиеся данные. С этой целью в компаниях используется несколько принципов:

    Хранение документации по отдельным папкам с разделением на кратковременные документы и долговременные.

Рекомендуется не складывать все бумаги вместе.
Систематизация по годам, месяцам и датам. Каждая папка с документами — это приказы определенного временного промежутка.

Внутри все бумаги раскладываются с учетом их регистрации в журнале учета (по месяцам и дням). Таким образом, происходит облегчение задачи по поиску того или иного документа.

  • Использование расположения по номерам приказов с учетом алфавитного порядка.
  • Следует помнить, что любая трудовая функция должна быть прописана в договоре. К дисциплинарным взысканиям относятся замечание и выговор, и они применяются за уже указанные нарушения.


    Не является дисциплинарным проступком и не подлежит взысканию:

    • отказ работника выполнять личное поручение работодателя;
    • несогласие сотрудника вести общественную работу, в том числе невыход на субботники, демонстрации и митинги;
    • отказ от дополнительной работы, если эта обязанность не указана в договоре;
    • несогласие сотрудника выполнять действия, противоречащие законодательству;
    • отказ от любой работы, прямо не прописанной в трудовом договоре;
    • забастовка, если она проведена в соответствии с нормами законодательства.

    Порядок наложения взыскания Наказание работника требует соблюдения четких правил.

    ФЗ применение этих форм не является обязательным. То есть организации при составлении документов вправе продолжать использовать как унифицированные формы, так и разработать их самостоятельно. Особый подход к оформлению документов действует в отношении организаций государственного сектора.

    Они обязаны использовать в работе унифицированные формы кадровых документов, которые утверждены приказом Минфина России от 30 марта 2015 г. № 52н и актами других федеральных органов исполнительной власти. Если указанными документами те или иные формы для фиксирования кадровых процедур не утверждены, то организации госсектора также вправе разработать их самостоятельно. В приказе, Положении о документообороте или ином локальном акте руководитель организации определяет (утверждает) состав первичных учетных документов, их формы, а также перечень лиц, имеющих право подписи таких документов.

    Номенклатура дел: сроки хранения документов и статьи

    Нормативная база

    1. Трудовой кодекс РФ, статьи 230 , 230.1
    2. Закон «Об архивном деле в РФ» от 22.10.2004 № 125-ФЗ, который обязывает сохранять определенную документацию в течение сроков, установленных в нормативных актах.
    3. Приказ Минкультуры «Об утверждении перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения» от 25.08.2010 № 558 (далее — Перечень), определяющий обязательства для всех организаций по срокам хранения документации, включая бухгалтерскую, налоговую и кадровую.
    4. «Основные Правила работы архивов организаций», одобренные решением Коллегии Росархива от 06.02.2002 (носят методический и информативный характер).

    Не стоит забывать, о том, что нормативные акты носят рекомендательный характер.

    Следует обратить внимание на последние изменения в федеральном законодательстве, внесенные в марте 2016 года в статью 22.1 закона 125-ФЗ, которые устанавливают новые сроки хранения номенклатуры дел в организации - в частности, для приказов по личному составу, созданных после 2003 года, вместо периода 75 лет указан новый срок - 50 лет.

    Читайте так же:  Льготы для ветеранов труда в подмосковье

    Следует обратить внимание на возникшую в связи с этими изменениями коллизию. Согласно ст. 3 указанного выше Закона, абсолютно вся информация по личному составу относится к архивным документам, отражающим трудовые отношения работника с работодателем. Тем не менее, в Перечень, утвержденный приказом № 558, новые изменения не попали. В связи с этим возникли разногласия. По мнению одних экспертов, срок хранения меняется с 75 до 50 только для документов по номенклатуре дел с установленным периодом хранения 75 лет. По мнению других – новые сроки распространяются на весь архив.

    При возникновении споров рекомендуем руководствоваться Федеральным законом от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации", т.к. он будет иметь большую юридическую силу.

    Правила хранения

    Работник, ответственный за ведение кадрового делопроизводства и хранение информации, назначается приказом руководителя организации, его функциональные обязанности закрепляются в должностной инструкции.

    Кадровая информация формируется в дела в соответствии с утвержденной номенклатурой.

    Под формированием дел следует понимать группировку исполненных документов в дела (папки) в соответствии с номенклатурой дел.

    Ниже приведен порядок формирования дел

    1. На обложке дела необходимо обозначить следующие реквизиты:

    • наименование организации (в полном виде)
    • наименование структурного подразделения (в полном виде)
    • номер дела (в соответствии с номенклатурой)
    • заголовок дела
    • срок хранения документов по номенклатуре

    2. В дело подшиваются:

    • только оформленные и исполненные документы
    • один подлинный экземпляр, за исключением нескольких случаев
    • изданные в одном календарном году

    Внутри дела бумаги подшиваются в порядке по номерам и датам, при превышении 250 листов или объема (4 см) документ делится на тома. В крупных организациях издается большое количество приказов, как правило, их подшивают в разные дела (например, приказы о предоставлении отпуска по уходу за ребенком, приказы о предоставлении отпуска без содержания и т.д.).

    Периоды сохранения документации приведены в таблице.

    Номенклатура дел: сроки хранения документов и статьи

    Нормативная база

    1. Трудовой кодекс РФ, статьи 230 , 230.1
    2. Закон «Об архивном деле в РФ» от 22.10.2004 № 125-ФЗ, который обязывает сохранять определенную документацию в течение сроков, установленных в нормативных актах.
    3. Приказ Минкультуры «Об утверждении перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения» от 25.08.2010 № 558 (далее — Перечень), определяющий обязательства для всех организаций по срокам хранения документации, включая бухгалтерскую, налоговую и кадровую.
    4. «Основные Правила работы архивов организаций», одобренные решением Коллегии Росархива от 06.02.2002 (носят методический и информативный характер).

    Не стоит забывать, о том, что нормативные акты носят рекомендательный характер.

    Следует обратить внимание на последние изменения в федеральном законодательстве, внесенные в марте 2016 года в статью 22.1 закона 125-ФЗ, которые устанавливают новые сроки хранения номенклатуры дел в организации - в частности, для приказов по личному составу, созданных после 2003 года, вместо периода 75 лет указан новый срок - 50 лет.

    Следует обратить внимание на возникшую в связи с этими изменениями коллизию. Согласно ст. 3 указанного выше Закона, абсолютно вся информация по личному составу относится к архивным документам, отражающим трудовые отношения работника с работодателем. Тем не менее, в Перечень, утвержденный приказом № 558, новые изменения не попали. В связи с этим возникли разногласия. По мнению одних экспертов, срок хранения меняется с 75 до 50 только для документов по номенклатуре дел с установленным периодом хранения 75 лет. По мнению других – новые сроки распространяются на весь архив.

    При возникновении споров рекомендуем руководствоваться Федеральным законом от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации", т.к. он будет иметь большую юридическую силу.

    Правила хранения

    Работник, ответственный за ведение кадрового делопроизводства и хранение информации, назначается приказом руководителя организации, его функциональные обязанности закрепляются в должностной инструкции.

    Кадровая информация формируется в дела в соответствии с утвержденной номенклатурой.

    Под формированием дел следует понимать группировку исполненных документов в дела (папки) в соответствии с номенклатурой дел.

    Ниже приведен порядок формирования дел

    1. На обложке дела необходимо обозначить следующие реквизиты:

    • наименование организации (в полном виде)
    • наименование структурного подразделения (в полном виде)
    • номер дела (в соответствии с номенклатурой)
    • заголовок дела
    • срок хранения документов по номенклатуре

    2. В дело подшиваются:

    • только оформленные и исполненные документы
    • один подлинный экземпляр, за исключением нескольких случаев
    • изданные в одном календарном году

    Внутри дела бумаги подшиваются в порядке по номерам и датам, при превышении 250 листов или объема (4 см) документ делится на тома. В крупных организациях издается большое количество приказов, как правило, их подшивают в разные дела (например, приказы о предоставлении отпуска по уходу за ребенком, приказы о предоставлении отпуска без содержания и т.д.).

    Периоды сохранения документации приведены в таблице.

    Систематизация приказов (распоряжений) в делопроизводстве

    При работе с распорядительными документами (приказами, распоряжениями) нередко возникают вопросы, как и по какому принципу их систематизировать, чтобы, во-первых, это было удобно для текущей работы с документами и, во-вторых, не нарушало принципы их архивной систематизации документов в целях последующего хранения. Эти моменты важны и для организаций, являющихся источниками комплектования государственных и муниципальных архивов, и для организаций – собственников своих документов, самостоятельно организующих их хранение.

    В делопроизводстве сложилась практика разделения распорядительных документов на приказы (распоряжения) по основной (производственной) деятельности и приказы (распоряжения) по личному составу. Единственным нормативным документом, устанавливающим принципы систематизации распорядительных документов, является Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения (утвержден Росархивом 06.10.2000 г., в ред. от 27.10.2003; далее – Перечень). Перечень (ст. 6) вводит несколько иное разделение приказов (распоряжений):

    - приказы (распоряжения) по основной деятельности (срок хранения – постоянно);

    - приказы (распоряжения) по личному составу (срок хранения – 75 лет ЭПК);

    - приказы (распоряжения) по административно-хозяйственным вопросам (срок хранения – 5 лет).

    Кроме того, Перечень поясняет, что приказам (распоряжениям) по основной деятельности, присланным для сведения, устанавливается срок хранения «До минования надобности». Следовательно, если организации получают распорядительные документы из вышестоящих организаций, они должны выделять их в отдельный массив (отдельное дело) с соответствующим сроком хранения.

    ХРАНЕНИЕ ПРИКАЗОВ ПО ЛИЧНОМУ СОСТАВУ

    Приказы (распоряжения) по личному составу, в свою очередь, согласно Перечню подразделяются на два массива: со сроком хранения 75 лет и со сроком хранения 5 лет. Так, в соответствии с Перечнем ко второй группе относятся приказы (распоряжения) о предоставлении очередных и учебных отпусков, дежурствах, взысканиях, краткосрочных внутрироссийских командировках. Все остальные приказы (распоряжения) по личному составу имеют срок хранения 75 лет ЭПК и, соответственно, должны выделяться в отдельную группу. Но какие именно документы относятся к приказам по личному составу со сроком хранения 75 лет в нормативных документах не сказано. Однако, учитывая срок хранения этих документов – 75 лет, можно предположить, что это те приказы (распоряжения), которые в дальнейшем могут использоваться для удовлетворения социально-правовых запросов граждан, то есть получения информации о трудовом стаже работников, заработной плате, наградах и др. Тематику этих приказов (распоряжений) можно определить следующим образом:

    • прием на работу (заключение трудового договора);
    • увольнение (прекращение трудового договора);
    • перевод на другую работу;
    • поощрение работников;
    • премирование;
    • установление надбавок к должностному окладу (за совмещение, особый характер труда, стаж работы и др.), доплат;
    • предоставление отпусков без сохранения заработной платы;
    • предоставление отпусков по уходу за ребенком;
    • изменение фамилии (в связи со вступлением в брак, расторжением брака и др.);
    • присвоение классного чина государственным (муниципальным) служащим;
    • повышение классности (разряда) работника;
    • расследование несчастных случаев с работниками;
    • направление в загранкомандировки (выезд на работу в другую страну);
    • направление в длительные командировки (свыше месяца) внутри страны;
    • прохождение практики студентов (если в этот период студентам выплачивается заработная плата и ими уплачиваются страховые взносы в Пенсионный фонд Российской Федерации).

    Поскольку приказы (распоряжения) по личному составу подразделяются на два массива, кадровые службы должны формировать эти документы в разные дела и вести их регистрацию раздельно. При регистрации приказов (распоряжений) по личному составу со сроком хранения 75 лет ЭПК (прием, перевод, увольнение и др.) им присваиваются порядковые номера с добавлением буквенных обозначений «к» или «л/с», например: приказ № 1-к или № 5-л/с. Приказы (распоряжения) со сроком хранения 5 лет (очередные и учебные отпуска, взыскания и др.) имеют регистрационные номера с другой буквой, например «о»: приказ № 1-о. Внутри каждого дела приказы располагаются по номерам и датам издания. При большом объеме документов (свыше 250 листов) дела с приказами (распоряжениями) разбиваются на тома (том 1, том 2 и т.д.) с указанием на обложке каждого тома номеров и крайних дат включенных в него приказов (распоряжений).

    ПРИКАЗЫ ПО ОСНОВНОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ И АДМИНИСТРАТИВНО-ХОЗЯЙСТВЕННЫМ ВОПРОСАМ

    В одном из писем, присланных в редакцию журнала, был вопрос о том, какие приказы следует относить к приказам (распоряжениям) по основной (производственной) деятельности, а какие – к приказам (распоряжениям) по административно-хозяйственным вопросам. Момент этот, действительно, важен, поскольку от этого зависит срок хранения: постоянно или 5 лет. Распорядительные документы, относящиеся к административно-хозяйственной деятельности, указаны в Перечне. Те читатели, кто пользовался Перечнем, знают, что документы (статьи Перечня) систематизированы по функциям управления. В разделе 10 «Административно-хозяйственные вопросы» Перечня выделено 4 позиции, раскрывающие содержание этой функции:

    10.1. Соблюдение правил внутреннего распорядка деятельности;

    10.2. Эксплуатация зданий, помещений;

    10.3. Транспортное обслуживание, внутренняя связь;

    Из этого следует, что приказы (распоряжения), издаваемые по перечисленным направлениям, следует относить к категории административно-хозяйственных вопросов, формировать их в отдельное дело со сроком хранения 5 лет. При регистрации таких приказов (распоряжений) к регистрационному номеру следует добавлять буквенный индекс «а», «ах» или иной, например: приказ № 1-ах, № 18-а. Сложность, однако, заключается в том, что нередко в организациях издаются приказы (распоряжения) по основной (производственной) деятельности, в которых наряду с вопросами основной деятельности содержатся поручения административно-хозяйственного характера. В этом случае приказ (распоряжение) должен относиться к основной деятельности и храниться постоянно.

    Читайте так же:  Органы опеки и попечительства в томской области

    Следовательно, приказы (распоряжения), не относящиеся к группе приказов (распоряжений) по личному составу и по административно-хозяйственным вопросам, составляют массив приказов (распоряжений) по основной деятельности. Перечислить все вопросы, которые относятся к основной деятельности и которые могут быть предметом регулирования посредством приказов (распоряжений), не представляется возможным. Можно лишь обозначить основные тематические группы приказов (распоряжений):

    • утверждение структуры организации и ее изменение;
    • утверждение (изменение) локальных нормативных актов организации (инструкций, правил, положений, регламентов);
    • сокращение штатной численности;
    • утверждение (изменение) структуры и штатной численности, штатного расписания;
    • создание новых структурных подразделений, коллегиальных и совещательных органов, постоянных или временных комиссий;
    • проведение аттестации персонала;
    • планирование деятельности;
    • контроль за деятельностью (отчетность);
    • установление режима работы и внесение изменений в него;
    • финансирование деятельности;
    • материально-техническое обеспечение;
    • информационное и документационное обеспечение и др.

    Подчеркнем еще раз, что перечислить не только все вопросы, по которым издаются приказы (распоряжения), но и их тематические группы не представляется возможным хотя бы потому, что в значительной степени это определяется спецификой деятельности организации, ее организационно-правовой формой и другими особенностями. По каким бы вопросам не издавались приказы (распоряжения), относимые к группе распорядительных документов по основной деятельности, все они формируются в одно дело со сроком хранения «Постоянно». Подразделять их на какие-либо группы и формировать несколько дел по тематике не рекомендуется. Регистрационные номера приказам (распоряжениям) по основной деятельности присваиваются в порядке их поступления в течение календарного года. Как правило, к порядковому номеру приказа (распоряжения) по основной деятельности никакие дополнительные буквенные индексы не добавляются.

    Обратите внимание

    В Указаниях по применению Перечня говорится о том, что организации, не являющиеся источниками комплектования государственных, муниципальных архивов, хранят документы постоянного срока по Перечню (графа № 3) следующим образом:

    государственные, муниципальные организации – 10 лет;

    негосударственные организации – не менее 10 лет, дальнейший срок хранения документов определяет организация в соответствии с действующим законодательством и/или необходимостью практического использования документов.

    В.Ф. Янковая, канд. ист. наук, зав. отделом документационного обеспечения управления ВНИИДАД

    Приказы кадровых служб: виды, порядок оформления и хранения

    Приказ (распоряжение) – это основной распорядительный документ любой организации; обязательный для исполнения работниками акт руководителя организации.

    Согласно «Перечню типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организации, с указанием сроков хранения», утвержденного Министерством культуры Российской Федерации 25 августа 2010 г., приказы (распоряжения) организаций делятся на три группы:

    1. приказы (распоряжения) по основной (профильной) деятельности (издаются при реорганизации, ликвидации организации, при утверждении и изменении структуры и штатов организации, при утверждении и введении в действие локальных нормативных актов и в других случаях);
    2. приказы (распоряжения) по личному составу (прием, перемещение, совмещение, перевод, увольнение; аттестация, повышение квалификации, присвоение званий (чинов); изменение фамилии; поощрения, награждения; дисциплинарные взыскания; оплата труда, премирование, различные выплаты; отпуска работников с тяжелыми, вредными или опасными условиями труда; отпуска по уходу за ребенком, ежегодные оплачиваемые отпуска, отпуска без сохранения заработной платы; дежурства по профилю основной деятельности; длительные внутрироссийские и зарубежные командировки, командировки для работников с тяжелыми, вредными или опасными условиями труда и др.);
    3. приказы (распоряжения) по административно-хозяйственным вопросам (издаются при решении хозяйственных, бытовых вопросов).

    Приказы (распоряжения) по основной (профильной) деятельности и приказы (распоряжения) по административно-хозяйственным вопросам регулируют деятельность организации в общем и к кадровым вопросам относятся лишь косвенно, поэтому в дальнейшем речь пойдет о приказах (распоряжениях) по личному составу, т.к. эти приказы непосредственно регулируют трудовую деятельность работников в организации.

    Приказы (распоряжения) по личному составу являются одним из важнейших звеньев кадрового делопроизводства. Статья 68 Трудового кодекса РФ (далее – ТК РФ) прямо указывает, что прием на работу оформляется приказом (распоряжением) работодателя, изданным на основании заключенного трудового договора. Также и в случае увольнения работника: статья 84.1ТК РФ закрепляет, что прекращение трудового договора оформляется приказом (распоряжением) работодателя. На основании приказов (распоряжений) по личному составу делаются соответствующие записи в другие документы (трудовые книжки, карточки Т-2 и др.).
    Согласно Постановлению Госкомстата РФ «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» от 5 января 2004 г. № 1 основная часть приказов (распоряжений) по личному составу имеют унифицированные формы. К ним относятся: 1) № Т-1 "Приказ (распоряжение) о приеме работника на работу", 2) № Т-1а "П.

    Остановимся поподробнее на порядке заполнения унифицированных форм приказов по личному составу.

    Приказ (распоряжение) о приеме работника на работу (№ Т-1 и № Т-1а). Такой приказ (распоряжение) издается работодателем на основании трудового договора при приеме работника на работу. Содержание приказа (распоряжения) работодателя должно соответствовать условиям заключенного трудового договора.

    Приказ (распоряжение) работодателя о приеме на работу объявляется работнику под роспись в трехдневный срок со дня фактического начала работы. По требованию работника работодатель обязан выдать ему надлежаще заверенную копию указанного приказа (распоряжения).

    В приказе (распоряжении) о приеме на работу указывается:

    1) номер документа и дата его составления;

    2) дата, с которой работник принимается на работу (если трудовой договор является срочным, то проставляется дата окончания срока трудового договора, если же трудовой договор заключен на неопределенный срок, то это поле оставляется пустым);

    3) фамилия, имя, отчество работника;

    4) структурное подразделение организации;

    5) должность, на которую принимается работник;

    6) условия приема на работу и характер предстоящей работы (постоянно, по совместительству, в порядке перевода от другого работодателя и др.);

    7) размер тарифной ставки (оклада), надбавки;

    8) срок испытания (если таковой устанавливается трудовым договором).

    Важно! Основанием издания приказа (распоряжения) работодателя о приеме на работу всегда является трудовой договор.

    На основании приказа (распоряжения) о приеме на работу делаются записи в трудовую книжку и личную карточку работника, а также открывается лицевой счет работника.

    Приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу (№ Т-5 и Т-5а).

    Данный приказ (распоряжение) применяется в случае перевода работника на другую работу в рамках одной организации или же при переводе в другую местность вместе с работодателем. При издании приказа (распоряжения) обязательно указывается вид перевода – постоянно или временно.

    Если перевод работника на другую работу производится по инициативе работника, то в строке «причина перевода» указывается – «инициатива работника», а ниже, в строке «другой документ», указывается основание такого перевода – заявление, а также дата и номер дополнительного соглашения к трудовому договору.

    Перевод работника на другую работу возможен лишь при наличии его письменного согласия на такой перевод, кроме случаев, установленных ТК РФ.

    Работник должен быть ознакомлен с приказом (распоряжением) под роспись.

    По требованию работника работодатель обязан выдать ему надлежаще заверенную копию указанного приказа (распоряжения).

    В приказе (распоряжении) о переводе на другую работу указываются:

    1) номер документа и дата его составления;

    2) дата, с которой работник переводится на другую работу (если перевод на другую работу является временным, то также указывается и дата окончания такого перевода);

    3) фамилия, имя, отчество работника;

    4) структурное подразделение организации;

    5) прежняя должность;

    7) причина перевода (в соответствии с формулировками ТК РФ);

    8) новое структурное подразделение и новая должность;

    9) тарифная ставка (оклад), надбавка (если произошло изменение оплаты труда).

    На основании данного приказа (распоряжения) вносятся записи в трудовую книжку и личную карточку работника, а также заполняется лицевой счет работника.

    Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику (№ Т-6 и Т-6а). Данный приказ (распоряжение) издается в случае оформления ежегодного основного оплачиваемого отпуска, отпуска без сохранения заработной платы, учебного отпуска и других видов отпусков, предоставляемых работнику в соответствии с трудовым законодательством.

    Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска объявляется работнику под роспись.

    В приказе (распоряжении) о предоставлении отпуска работнику указываются:

    1) номер документа и дата его составления;

    2) фамилия, имя, отчество работника;

    3) структурное подразделение и должность работника.

    Если приказ (распоряжение) издается для предоставления работнику ежегодного основного оплачиваемого отпуска, то используется блок «А», где указывается период работы, за который предоставляется ежегодный отпуск, продолжительность отпуска (количество календарных дней), а также дата начала и окончания отпуска.

    Если же приказ (распоряжение) издается для предоставления работнику в соответствии с трудовым законодательством другого вида отпуска, то используется блок «Б», где указывается вид отпуска (отпуск без сохранения заработной платы, учебный отпуск, отпуск по беременности и родам и др.), а также продолжительность отпуска (количество календарных дней), дата его начала и окончания.

    На основании приказа (распоряжения) о предоставлении отпуска работнику делаются отметки в личной карточке работника, а также в его лицевом счете.

    Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении) (№ Т-8 и Т-8а). С данным приказом (распоряжением) работник должен быть ознакомлен под роспись.

    По требованию работника работодатель обязан выдать ему надлежащим образом заверенную копию указанного приказа (распоряжения). В случае, когда приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора невозможно довести до сведения работника или работник отказывается ознакомиться с ним под роспись, на приказе (распоряжении) производится соответствующая надпись.

    В приказе (распоряжении) о прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении) указывается:

    1) номер документа и дата его составления;

    2) дата заключения и номер расторгаемого трудового договора;

    Читайте так же:  Как получить выписку с карты сбербанк

    3) дата увольнения;

    4) фамилия, имя, отчество работника;

    5) структурное подразделение и должность увольняемого работника;

    6) основание прекращения (расторжения) трудового договора (увольнения) – указывается в точном соответствии с формулировками ТК РФ и со ссылкой на соответствующую статью, часть статьи, пункт статьи ТК РФ;

    7) наименование документа, на основании которого производится прекращение (расторжение) трудового договора (увольнение) (например, заявление работника Иванова А. А.).

    На основании приказа (распоряжения) о прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении) делаются записи в трудовой книжке и личной карточке работника, а также делаются отметки в лицевом счете работника и производится с работником окончательный расчет.

    Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку (№ Т-9 и Т-9а). Данный приказ издается в случае направления работника в командировку. Заполняется работником кадровой службы на основании служебного задания, подписывается руководителем организации или уполномоченным им на это лицом.

    В данном приказе указывается:

    1) номер документа и дата его составления;

    2) фамилия, имя, отчество командируемого сотрудника;

    3) структурное подразделение, должность командируемого сотрудника;

    4) место назначения (страна, город, организация);

    5) срок командировки (количество календарных дней), дата начала и окончания командировки;

    6) цель командировки (в соответствии со служебным заданием);

    7) основание командировки (как правило, служебное задание).

    С приказом (распоряжением) о направлении в командировку работник должен быть ознакомлен под роспись.

    При необходимости указываются источники финансирования командировочных расходов.

    Приказ (распоряжение) о поощрении работника (№ Т-11 и Т-11а). Данным приказом (распоряжением) оформляется решение руководителя о поощрении работника организации за успехи в труде. Основанием для издания приказа (распоряжения) является представление руководителя структурного подразделения, в котором работает работник или же самого работодателя.

    В приказе (распоряжении) о поощрении работника указывается:

    1) номер документа и дата его составления;

    2) фамилия, имя, отчество поощряемого работника;

    3) структурное подразделение и должность поощряемого работника;

    4) мотив поощрения (как правило, указывается в соответствии с формулировкой представления);

    5) вид поощрения (если вид поощрения нематериальный, то строка «в сумме ____ рублей ____ копеек» не заполняется);

    6) основание (представление).

    На основании приказа (распоряжения) о поощрении работника делаются записи в трудовую книжку и личную карточку работника.

    Приказы (распоряжения) по личному составу, не имеющие унифицированной формы, могут составляться в произвольной форме с учетом обязательных реквизитов для данных документов, которые установлены п. 2 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете":

    1) наименование документа;

    2) дата составления документа;

    3) наименование экономического субъкта, составившего документ;

    4) содержание факта хозяйственной жизни;

    5) величина натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;

    6) наименование должности лица (лиц), совершившего (совершивших) сделку, операцию и ответственного (ответственных) за ее оформление, либо наименование должности лица (лиц), ответственного (ответственных) за оформление свершившегося события;

    7) личные подписи ответственных лиц с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.

    Приказы (распоряжения) по личному составу должны включать в себя преамбулу и описательную часть. В преамбуле, как правило, указываются факты, основание и нормативное обоснование издания приказа (распоряжения).

    Основная часть приказа (распоряжения) должна начинаться с глагола, предписывающего совершить какое-либо действие, например, «Обязать», «Уволить», «Довести до сведения», «Выдать» и т.д.

    Если данное действие должно быть совершено в какой-то определенный срок, то в приказе (распоряжении) должно быть указано четкое предписание: «…произвести проверку в срок до 31.01.2011 г.».

    Также в приказе обязательно должно быть указано лицо, на которое возлагается контроль за исполнением приказа, например, «Контроль за исполнением приказа оставляю за собой», или «Контроль за исполнением приказа возложить на инспектора по кадрам Иванову Л. М.».

    Текст приказа (распоряжения) согласовывается с должностными лицами, заинтересованными в издании данного приказа (распоряжения), а также объявляется под роспись работнику, в отношении которого составлен данный приказ (распоряжение).

    Приказ (распоряжение) вступает в силу с момента его подписания руководителем организации.

    По требованию работника работодатель обязан предоставить работнику надлежаще заверенные копии приказов (распоряжений).

    К приказам (распоряжениям) по личному составу, не имеющим унифицированной формы можно отнести такие как: приказ о дисциплинарном взыскании, приказ об изменении биографических данных работника (имени, фамилии, отчества) и другие. Рассмотрим некоторые из них поподробнее.

    Приказ (распоряжение) о дисциплинарном взыскании. Основанием для издания такого вида приказа (распоряжения) являются докладные, объяснительные записки, акты. Приказ (распоряжение) о дисциплинарном взыскании объявляется работнику под роспись. При отказе работника от ознакомления с приказом (распоряжением) о дисциплинарном взыскании составляется акт, в котором фиксируется факт отказа работника от ознакомления с приказом (распоряжением).

    Приказ (распоряжение) о дисциплинарном взыскании имеет существенные отличия от других видов приказов (распоряжений) по личному составу. В преамбуле приказа (распоряжения) указывается причина издания данного приказа (распоряжения) – какой-либо дисциплинарный проступок, который описан в докладной записке руководителя структурного подразделения, в котором работает работник, совершивший дисциплинарный проступок. В описательной части приказа (распоряжения) о дисциплинарном взыскании должна быть указана мера взыскания. Вид взыскания определяет руководитель, составивший докладную записку. Однако сотрудник кадровой службы обязан соблюсти срок применения дисциплинарного взыскания (один месяц со дня обнаружения дисциплинарного проступка), в связи с чем он обязан затребовать у работника объяснительную записку.

    Приказ (распоряжение) об изменении биографических данных работника. Основанием для издания такого приказа (распоряжения) является заявление работника, а также документы, выданные органами ЗАГСа, удостоверяющие факт изменения фамилии, имени, отчества. Такими документами являются свидетельство о перемене имени, свидетельство о заключении брака, свидетельство о расторжении брака. В тексте приказа обязательно указывается, на основании чего произошло изменение фамилии (имени, отчества). Приказ объявляется работнику под роспись.

    Приказ (распоряжение) о восстановлении на работе, выплате среднего заработка за время вынужденного прогула и компенсации морального вреда. Основанием для издания такого приказа (распоряжения) является решение суда. Первым пунктом, как правило, указывается факт восстановления на работе работника, уволенного с нарушением трудового законодательства. Затем дается указание должностному лицу, как правило, главному бухгалтеру организации, о выплате работнику, уволенному с нарушением трудового законодательства, денежных сумм, размер которых указывается по каждому пункту отдельно (например, средний заработок за время вынужденного прогула с 20.01.2010 по 25.11.2010 г. в размере 57 168 рублей, компенсацию морального вреда в размере 20 000 рублей). Должностное лицо, которому дается указание, должно быть ознакомлено с приказом под роспись.

    Приказ (распоряжение) об аннулировании трудового договора. Приказ (распоряжение) о приеме работника на работу может быть аннулирован в связи с тем, что работник, принятый на работу, не приступил к работе в течение одной недели. Основанием издания такого приказа (распоряжения) является докладная записка руководителя структурного подразделения, в котором зафиксирован факт отсутствия работника на работе, а также акт, составленный комиссией в составе из трех человек. Целью данного приказа (распоряжения) является аннулирование трудового договора с работником и приказа (распоряжения) о приеме на работу.

    Регистрация приказов

    Все приказы (распоряжения) по личному составу должны в обязательном порядке регистрироваться. Почему? Потому что регистрация документа подтверждает факт его создания, т.е. придает юридическую силу документу.

    Приказы (распоряжения) по личному составу и приказы (распоряжения) по основной деятельности регистрируются отдельно друг от друга, также как и приказы с разными сроками хранения, потому что имеют отличающиеся друг от друга регистрационные индексы.

    Сроки хранения кадровых документов установлены «Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организации, с указанием сроков хранения», утвержденного Министерством культуры Российской Федерации 25 августа 2010 г. Каков срок хранения приказов на отпуск?

    Согласно данному перечню приказы (распоряжения) по личному составу имеют два срока хранения: 75 лет и 5 лет.

    Правила индексации приказов разрабатываются в каждой организации индивидуально. Как правило, используется буквенно-цифровая индексация. Учитывая различные сроки хранения приказов (распоряжений) по личному составу, можно нумеровать приказы (распоряжения) по следующим правилам:

    1) применять буквенно-цифровую индексацию приказов (распоряжений) по личному составу (например, 1-к, 1/к, 1к или 1л/с);

    2) при регистрации приказов (распоряжений) с различными сроками хранения использовать различные буквенные обозначения.

    Регистрация приказов (распоряжений) по личному составу может осуществляться несколькими способами.

    1. Журнальный способ. Этот способ регистрации может помочь избежать конфликтных ситуаций и предотвратить претензии со стороны работников. Книга (журнал) регистрации приказов должна быть пронумерована, прошнурована, заверена подписью руководителя и печатью организации. В Книге (журнале) регистрации приказов указывается дата и номер приказа, содержание приказа.

    2. Карточный способ. Характеризуется тем, что создаются регистрационно-контрольные карточки на документы, которые формируются в картотеки в зависимости от задач в соответствии с используемыми классификаторами.

    3. Автоматизированный способ. Данный способ регистрации осуществляется с помощью специального программного обеспечения. Регистрация сведений производится с помощью электронной регистрационной карточки, которая сохраняется в базе данных. Данный способ облегчает работу сотрудникам отдела кадров.

    При передаче приказов (распоряжений) по личному составу в архив дело должно быть оформлено в соответствии с архивными правилами, едиными для всех организаций, независимо от формы собственности:

    Архивные правила предусматривают:

    • подшивку или переплет дела;
    • нумерацию листов в деле;
    • составление заверительной записи;
    • составление внутренней описи документов дела;
    • оформление обложки (уточнение заголовка дела, крайних дат приказов, включенных в дело и др.).

    Для информации

    С 1 января 2013 г. вступил в силу Федеральный закон № 402-ФЗ от 06.12.2011 "О бухгалтерском учете", в котором не содержится требования составления приказов по унифицированным формам. Но какие бы формы приказов не использовались в организации, руководитель экономического субъекта должен определить формы первичных учетных документов согласно ч. 4 ст. 9 указанного Закона либо отдельным приказом, либо приложением к учетной политике.

    С 1 января 2013 г. вступил в силу Федеральный закон от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете"