Перейти к содержимому

Современные требования к делопроизводству

Содержание:

Основные требования к организации делопроизводства кадровых служб

Усложнение современного производства, перестройка управления эконо­микой вызвали значительное увеличение количества информации в сфере кадрового менеджмента. Объем служебных документов ежегодно увеличива­ется. Внедрение машинной обработки документов в ряде кадровых служб крупных предприятий и объединений не сократило численности персонала, а наоборот, привело к увеличению количества работников, связанных с делоп­роизводством. Но поскольку простое увеличение численности управленчес­кого персонала не дает положительного эффекта, нужны значительные уси­лия для решения организационных задач делопроизводства кадровых служб.

От правильной организации и наиболее полной автоматизации процес­сов обработки документов зависит эффективность всего процесса управле­ния кадрами. Большую часть времени занимает документационное обслужи­вание: предварительное рассмотрение, учет, хранение, контроль за исполне­нием документов, различных поручений и т. д.

Организация делопроизводства кадровых служб предусматривает реше­ние ряда вопросов:

во-первых, четкого организационного построения работы отделов кад­ров и выбора наиболее рациональной формы организации работы с до­кументами;

во-вторых, правильного разграничения функций между отдельными исполнителями и подразделениями по их квалификации, внедрения совре­менных методов ведения делопроизводства. Этот вопрос решается путем разработки и внедрения нормативных документов, стандартов, должност­ных инструкций. Необходимо обратить особое внимание на правильную разработку должностных инструкций инспекторов и референтов кадро­вых служб;

в-третьих, правильного нормирования труда работников кадровых служб. Оно призвано обеспечить нормальную загрузку работников в течение рабочего дня, недели, месяца, года при нормальной напряженности труда на каждом рабочем месте, а также помочь в оценке работы каждо­го сотрудника;

в-четвертых, постоянного повышения квалификации и культуры работы персонала кадровых служб. Организация этого процесса является прямой обязанностью менеджера кадровой службы. Реализуется она как путем создания курсов, семинаров непосредственно на производстве с отрывом или без отрыва от работы, так и путем направления работников на курсы повышения квалификации в институты, университеты и дру­гие организации, а также путем организации стажировок, в том числе на зарубежные предприятия и в организации;

в-пятых, рациональной организации рабочих мест и обеспечения благоприятных условий труда. Рабочее место каждого работника отдела кадров должно быть организовано надлежащим образом, чтобы умственные и физические усилия специалиста направлялись на выполнение трудовых функций, а не на преодоление неудобств в работе.

Под благоприятными условиями труда понимают совокупность факто­ров производственной среды, положительно влияющих на здоровье и работо-способность человека в процессе труда. Такими факторами являются сани­тарно-гигиенические условия (правильное освещение, максимальная тишина, оптимальная температура, влажность); надлежащий комплект мебели и средств оргтехники для рабочих мест (письменные столы, конторские шкафы, столы-приставки для компьютеров, стулья подъемно-поворотные, стеллажи для хранения картотек, настольная картотека, набор канцелярских принадлежностей, телефонные аппараты, сшиватели документов, лотки для корреспонденции и др.).

Рабочие места сотрудников кадровой службы должны оснащаться в со­ответствии с должностными категориями и инструкциями. При планиров­ке и оборудовании рабочих мест сотрудников отдела кадров рекомендуется учитывать следующие требования:

устанавливать мебель, оборудование, стеллажи для сортировки доку­ментов так, чтобы ими было удобно пользоваться;

размещать предметы и средства труда с учетом выполняемых операций;

материалы, не требующие срочной обработки, хранить в специальных папках. Если документы требуют дальнейшей обработки, их складывают в места, доступные другим сотрудникам;

средства малой оргтехники размещать в определенных местах, чтобы добиваться автоматизма движений. Все постоянно используемые материалы располагать так, чтобы их сразу можно было достать, когда они потребуются;

5) для быстрого и безошибочного отыскания документов использовать различные по цвету папки.

Рекомендуемые схемы организации рабочих мест инспектора по кадрам и табельщика показаны соответственно на рис. 17 и 18.

Документооборот. Требования к оформлению документации

Документооборот

Современный экономический словарь определяет документооборот как движение документов между их составителями и исполнителями по информационным технологическим цепочкам, дающее возможность проинформировать всех заинтересованных лиц, довести до них принятые решения, осуществлять учет и контроль.

Поскольку значение информации в современном мире и бизнесе трудно переоценить, делопроизводству и документообороту организации отводится важная роль. Зачастую от четкости и ясности формулировок, скорости прохождения бумаг зависит правильность принятия решений и конечный результат.

Выделяют три вида документопотока:

  • входящий (поступающий в организацию);
  • исходящий (направленный из организации);
  • внутренний (документация, создаваемая и используемая работниками в управленческом процессе).

Работа с документами в организации делится на этапы. Они следующие:

для входящих

  • прием и первичная обработка
  • предварительное рассмотрение делопроизводителем
  • регистрация
  • рассмотрение руководством организации и направление на исполнение
  • обработка, исполнение, подготовка ответов
  • контроль исполнения

для исходящих

  • разработка, оформление
  • регистрация
  • отправка

для внутренних

  • разработка, оформление
  • регистрация
  • обработка, исполнение, подготовка ответов
  • контроль исполнения

для всех

  • учет и анализ объемов документооборота.
  • хранение

Скорость прохождения этапов напрямую зависит от правильности оформления бумаг.

ГОСТы по делопроизводству 2018

Требования, предъявляемые к оформлению официальных документов в настоящее время, сформулированы в государственном стандарте Российской Федерации ГОСТ Р 6.30-2003 в 2003 году.

Знакомство с ГОСТом по делопроизводству, на наш взгляд, полезно начать с изучения терминологии, которую подробно описывает другой национальный стандарт - ГОСТ Р 7.0.8-2013 (ГОСТ делопроизводство и архивное дело), эти знания помогут правильно понимать и использовать профессиональную лексику.

Так, например, в нем определены понятия, используемые в статье.

  1. Документ: зафиксированная на носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.
  2. Оформление документа: проставление на документе необходимых реквизитов.
  3. Реквизит документа: элемент оформления документа.

Новые разделы ГОСТов по делопроизводству.

Принимая во внимание описанные выше определения, рассмотрим правила оформления официальных бумаг.

Для тех, кто узнал о существовании стандарта в области делопроизводства из этой статьи, будет полезен подробный разбор разделов ГОСТа, для опытных делопроизводителей предлагаем ознакомиться с изменениями, которые вступят в силу с 1 июля 2018 г. вместе с ГОСТ Р 7.0.97-2016.

Сразу обращает на себя внимание новый важный раздел «Общие требования к созданию документов», который систематизирует и описывает правила, касающиеся всех видов реквизитов, в том числе текста:

  • номера страниц;
  • предпочтительные гарнитуры и размеры шрифтов;
  • абзацный отступ;
  • величина межстрочного интервала, интервалов между буквами и словами;
  • выравнивание текста;
  • максимальная длина строки при угловом и продольном расположении;
  • правила выделения полужирным текстом;
  • оформление титульного листа.
Читайте так же:  Как написать заявление в банк об отзыве персональных данных

Изменения в существующих разделах ГОСТов по делопроизводству.

Изменения в существующих на сегодняшний день разделах стандарта направлены на его усовершенствование.

Расширен перечень реквизитов, в него добавлены: гриф ограничения доступа, отметка об электронной подписи, наименование структурного подразделения – автора документа, наименование должности лица – автора документа.

Некоторые реквизиты объединены в один, например, реквизит справочные данные об организации может включать в себя не только почтовый адрес и номер телефона, но и ОКПО, ОГРН, ИНН/КПП.

Раздел “Оформление реквизитов” дополнен правилами использования вступительных обращений и заключительной этикетной фразы, электронной подписи, а также подписи лица, исполняющего обязанности руководителя.

В разделе «Бланки» добавился еще один размер бланка – А6, определен размер левого поля для документов с длительными сроками хранения (более 10 лет), установлены правила использования бланков на двух языках.

Приложения дополнены образцами титульного листа, бланка структурного подразделения, продольного бланка письма организации на двух языках.

С учетом описанных дополнений и изменений, считаем целесообразным подготовить или переработать существующую инструкцию по делопроизводству организации.

Организация делопроизводства и документооборота. Современные требования к оформлению, хранению и архивированию документов

Вопросы программы комплексно охватывают всю работу по подготовке, оформлению и ведению документации с учетом вида деятельности и особенностей работы компании. Дополнительный акцент сделан на организации архивного хранения документов в соответствии с законодательством.

Для кого

для руководителей и специалистов служб документационного обеспечения, канцелярий, архивов, секретариата, помощников руководителей, отвечающих за организацию и ведение документооборота, сотрудников служб персонала, отдела кадров, всех заинтересованных специалистов.

  1. Современные требования к оформлению и хранению документов организации. Основные нормативно-методические документы, регламентирующие организацию делопроизводства и документооборота на предприятиях всех форм собственности. Особенности ведения делопроизводства в органах исполнительной власти. Унифицированные системы документации.
  2. Изменения законодательства, вступившие в силу в 2017 году. ГОСТ Р 7.0.97-2016. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов
  3. Организация документооборота и номенклатура дел. Порядок приема и обработки входящих документов. Правила работы с исходящими и внутренними документами. Регистрация служебных документов. Ведение журналов входящих, исходящих и внутренних документов. Формирование, оформление, хранение дел.
  4. Бланки документов. Юридическая сила документа. Согласование, подписание, утверждение документа. Контроль исполнения документа. Фирменные бланки.
  5. Состав и правила оформления распорядительных документов. Приказы по основной деятельности, распоряжения, решения, указания. Правила оформления копий и выписок из документов. Резолюции, визы, грифы согласования. Требования к тексту служебных документов. Разбор характерных ошибок.
  6. Требования к составлению информационно-справочных документов. Акты, протоколы, справки, служебные, докладные и объяснительные записки, выписки из протоколов, выписки из приказов. Оформление писем, телеграмм, телефонограмм. Правила составления характеристик, представлений, рекомендательных писем. Требования к ведению деловой переписки. Типичные ошибки и практические рекомендации.
  7. Внутрифирменные организационные документы, особенности составления и оформления: устав, положения, инструкции, структура и штатная численность, штатное расписание. Часто допускаемые ошибки при разработке и принятии локальных нормативных актов в организации. Правила ознакомления работников, процедура введения в действие.
  8. Система электронного документооборота, основные требования. Законодательное регулирование использования электронных документов и электронной цифровой подписи. Особенности составления электронных документов. Формирование поисковой системы документов. Организация и автоматизация прохождения документов внутри организации. Контроль за ходом исполнения документов.
  9. Особенности работы с документами, содержащими персональные данные, коммерческую и служебную тайну. Организация работы по защите персональных данных и обеспечению конфиденциальности. Порядок учета, хранения и уничтожения конфиденциальных документов. Ответственность за нарушения и разглашение конфиденциальной информации.
  10. Основные правила ведения архивов организаций. Организация хранения, комплектования, учета и использования документов. Сроки хранения документов. Обеспечение сохранности документов, выдача документов во временное пользование. Ошибки, ведущие к утрате документов. Подготовка дел к передаче на архивное хранение. Порядок передачи документов в ведомственный или государственный архив. Уничтожение документов с истекшим сроком хранения.
  11. Взаимоотношения с руководителем и коллегами. Типы сотрудников и стратегии взаимодействия с ними. Урегулирование разногласий, профилактика конфликтных ситуаций.
  12. Факторы стресса в работе специалиста по делопроизводству и документообороту. Причины, мешающие оптимально распоряжаться своими ресурсами. Внутренние и внешние источники напряжения. Способы психологической настройки, повышения работоспособности и профилактики стресса.
  13. Практические рекомендации по составлению и работе с документами. Обмен опытом, ответы на вопросы.

Удостоверение о повышении квалификации в объеме 24 часов (Лицензия на осуществление образовательной деятельности от 12 августа 2014 года № 8583 Серия 54Л01 № 0001946 от 12.08.2014 г.).

Для оформления удостоверения необходимо предоставить:

  • копию диплома о высшем или среднем профессиональном образовании копию документа, подтверждающего изменение фамилии (если менялась).

В пакет участника входит

  • обучение по заявленной программе;
  • комплект информационно-справочных материалов;
  • ежедневные обеды и кофе-брейки.

Посмотреть полную программу семинара и зарегистрироваться на него Вы можете на сайте.

Возможно корпоративное обучение (для сотрудников только Вашей компании) или специальные предложения для корпоративных клиентов.

Глава 3. Кадровое делопроизводство – современные требования

Глава 3. Кадровое делопроизводство – современные требования

Так как основной функцией кадровой службы (отдела) является оформление кадровой документации, есть необходимость рассмотреть современные требования, предъявляемые к оформлению, ведению и архивации кадровой документации.

Похожие главы из других книг

Глава 24 Чем обеспечены современные деньги

Глава 24 Чем обеспечены современные деньги Что такое «обеспечение денег»?Масса денежных знаков (бумажных или электронных), наштампованных мировыми ростовщиками за последние десятилетия, измеряется воистину астрономическими числами. По данным ФРС США по состоянию на

Глава 24 ЧЕМ ОБЕСПЕЧЕНЫ СОВРЕМЕННЫЕ ДЕНЬГИ

Глава 4. Делопроизводство и писцы

Глава 4. Делопроизводство и писцы Как я уже говорил ранее, Делопроизводство предприятия делится на две части — Общее делопроизводство и Бухгалтерию. Пока поговорим об Общем делопроизводстве. Сутью делопроизводства является производство «Дел». Делами же обычно

12.4. Кадровое перемещение организации

12.4. Кадровое перемещение организации Документом регистрируются перемещения работников организации. Документ «Кадровое перемещение организации» вызывается из пункта меню «Кадровый учет организации» – «Кадровый учет» (интерфейс «Полный»).В документе в обязательном

Пример 12. Организация-продавец уступила право требования другой организации. Полученный от уступки права требования убыток отнесен единовременно на расход, уменьшающий налогооблагаемую прибыль

Пример 12. Организация-продавец уступила право требования другой организации. Полученный от уступки права требования убыток отнесен единовременно на расход, уменьшающий налогооблагаемую прибыль Согласно ст. 382 ГК РФ определено, что право (требование), принадлежащее

Делопроизводство

Делопроизводство Качество документовОбеспечить высокую эффективность деятельности – значит, не нести лишних расходов, не терять ни одного заказа, ни одного клиента, использовать малейшие возможности для развития сбыта, не пренебрегать малыми суммами ни в доходах, ни в

Читайте так же:  Инвентаризация основных средств нематериальных активов запасов

Глава X. Современные пережитки доблести

Глава X. Современные пережитки доблести Праздный класс живет скорее рядом с производственной общностью, чем в ней самой. Его отношения с промышленным производством являются в большей степени отношениями денежного, чем производственного рода. Допуск в праздный класс

Ю. М. Дёмин Делопроизводство. Подготовка служебных документов

Ю. М. Дёмин Делопроизводство. Подготовка служебных

Глава 1 Требования к помещениям

Глава 1 Требования к помещениям Специфика косметических процедур такова, что при их выполнении мы вступаем в контакт с кожными покровами клиентов, а, следовательно, должны соблюдать санитарные требования и нормы безопасности (в том числе пожарной) как в интересах

Глава 13 Современные модели управления информационными технологиями

Глава 13 Современные модели управления информационными технологиями В настоящее время наибольшее распространение в мире получили следующие стандарты управления информационными технологиями:• COBIT;• ITIL/ITSM.Эти стандарты имеют как общие черты, так и отличия. Последние

1. Делопроизводство

1. Делопроизводство Исходным понятием делопроизводства является документ. Слово «документ» в переводе с латинского означает «свидетельство», «способ доказательства». Документ – это материальный объект с закрепленной в нем информацией для передачи ее во времени и

Глава 3. Завышенные требования

Глава 3. Завышенные требования Многие самоуверенные личности, на 100 % убежденные в своем профессиональном совершенстве и обаянии, устраиваясь на новую работу, ведут себя таким образом, что все вокруг (в т. ч. и руководство, с которым они общаются в момент приема на работу)

Глава 16. Современные тенденции и будущее

Глава 14 Современные системы качества: что дальше?

Глава 14 Современные системы качества: что дальше? Среди специалистов и ученых, работающих в области управления и обеспечения качества продукции, нередко высказываются сомнения в эффективности и действенности современных систем качества. Иногда вопрос ставится жестче:

Глава 10 Как современные методы маркетинга могут обеспечить прорыв стоимостью в миллионы долларов

Глава 10 Как современные методы маркетинга могут обеспечить прорыв стоимостью в миллионы долларов Возможно, самой большой трудностью и причиной ощутимых расходов для большинства предпринимателей, еще только начинающих свой бизнес, является привлечение потребителей

Глава 8 Требования

Глава 8 Требования В этой главе рассматривается процесс формулирования требований к программному продукту. Каждый член команды разработчиков должен чётко представлять, какую программу нужно создать, для чего она предназначена и каковы её возможности — иначе у вашего

Документооборот. Требования к оформлению документации

Документооборот

Современный экономический словарь определяет документооборот как движение документов между их составителями и исполнителями по информационным технологическим цепочкам, дающее возможность проинформировать всех заинтересованных лиц, довести до них принятые решения, осуществлять учет и контроль.

Поскольку значение информации в современном мире и бизнесе трудно переоценить, делопроизводству и документообороту организации отводится важная роль. Зачастую от четкости и ясности формулировок, скорости прохождения бумаг зависит правильность принятия решений и конечный результат.

Выделяют три вида документопотока:

  • входящий (поступающий в организацию);
  • исходящий (направленный из организации);
  • внутренний (документация, создаваемая и используемая работниками в управленческом процессе).

Работа с документами в организации делится на этапы. Они следующие:

для входящих

  • прием и первичная обработка
  • предварительное рассмотрение делопроизводителем
  • регистрация
  • рассмотрение руководством организации и направление на исполнение
  • обработка, исполнение, подготовка ответов
  • контроль исполнения

для исходящих

  • разработка, оформление
  • регистрация
  • отправка

для внутренних

  • разработка, оформление
  • регистрация
  • обработка, исполнение, подготовка ответов
  • контроль исполнения

для всех

  • учет и анализ объемов документооборота.
  • хранение

Скорость прохождения этапов напрямую зависит от правильности оформления бумаг.

ГОСТы по делопроизводству 2018

Требования, предъявляемые к оформлению официальных документов в настоящее время, сформулированы в государственном стандарте Российской Федерации ГОСТ Р 6.30-2003 в 2003 году.

Знакомство с ГОСТом по делопроизводству, на наш взгляд, полезно начать с изучения терминологии, которую подробно описывает другой национальный стандарт - ГОСТ Р 7.0.8-2013 (ГОСТ делопроизводство и архивное дело), эти знания помогут правильно понимать и использовать профессиональную лексику.

Так, например, в нем определены понятия, используемые в статье.

  1. Документ: зафиксированная на носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.
  2. Оформление документа: проставление на документе необходимых реквизитов.
  3. Реквизит документа: элемент оформления документа.

Новые разделы ГОСТов по делопроизводству.

Принимая во внимание описанные выше определения, рассмотрим правила оформления официальных бумаг.

Для тех, кто узнал о существовании стандарта в области делопроизводства из этой статьи, будет полезен подробный разбор разделов ГОСТа, для опытных делопроизводителей предлагаем ознакомиться с изменениями, которые вступят в силу с 1 июля 2018 г. вместе с ГОСТ Р 7.0.97-2016.

Сразу обращает на себя внимание новый важный раздел «Общие требования к созданию документов», который систематизирует и описывает правила, касающиеся всех видов реквизитов, в том числе текста:

  • номера страниц;
  • предпочтительные гарнитуры и размеры шрифтов;
  • абзацный отступ;
  • величина межстрочного интервала, интервалов между буквами и словами;
  • выравнивание текста;
  • максимальная длина строки при угловом и продольном расположении;
  • правила выделения полужирным текстом;
  • оформление титульного листа.

Изменения в существующих разделах ГОСТов по делопроизводству.

Изменения в существующих на сегодняшний день разделах стандарта направлены на его усовершенствование.

Расширен перечень реквизитов, в него добавлены: гриф ограничения доступа, отметка об электронной подписи, наименование структурного подразделения – автора документа, наименование должности лица – автора документа.

Некоторые реквизиты объединены в один, например, реквизит справочные данные об организации может включать в себя не только почтовый адрес и номер телефона, но и ОКПО, ОГРН, ИНН/КПП.

Раздел “Оформление реквизитов” дополнен правилами использования вступительных обращений и заключительной этикетной фразы, электронной подписи, а также подписи лица, исполняющего обязанности руководителя.

В разделе «Бланки» добавился еще один размер бланка – А6, определен размер левого поля для документов с длительными сроками хранения (более 10 лет), установлены правила использования бланков на двух языках.

Приложения дополнены образцами титульного листа, бланка структурного подразделения, продольного бланка письма организации на двух языках.

С учетом описанных дополнений и изменений, считаем целесообразным подготовить или переработать существующую инструкцию по делопроизводству организации.

Документооборот. Требования к оформлению документации

Документооборот

Современный экономический словарь определяет документооборот как движение документов между их составителями и исполнителями по информационным технологическим цепочкам, дающее возможность проинформировать всех заинтересованных лиц, довести до них принятые решения, осуществлять учет и контроль.

Поскольку значение информации в современном мире и бизнесе трудно переоценить, делопроизводству и документообороту организации отводится важная роль. Зачастую от четкости и ясности формулировок, скорости прохождения бумаг зависит правильность принятия решений и конечный результат.

Выделяют три вида документопотока:

  • входящий (поступающий в организацию);
  • исходящий (направленный из организации);
  • внутренний (документация, создаваемая и используемая работниками в управленческом процессе).

Работа с документами в организации делится на этапы. Они следующие:

Читайте так же:  Приказ 844 от 27.12.2019

для входящих

  • прием и первичная обработка
  • предварительное рассмотрение делопроизводителем
  • регистрация
  • рассмотрение руководством организации и направление на исполнение
  • обработка, исполнение, подготовка ответов
  • контроль исполнения

для исходящих

  • разработка, оформление
  • регистрация
  • отправка

для внутренних

  • разработка, оформление
  • регистрация
  • обработка, исполнение, подготовка ответов
  • контроль исполнения

для всех

  • учет и анализ объемов документооборота.
  • хранение

Скорость прохождения этапов напрямую зависит от правильности оформления бумаг.

ГОСТы по делопроизводству 2018

Требования, предъявляемые к оформлению официальных документов в настоящее время, сформулированы в государственном стандарте Российской Федерации ГОСТ Р 6.30-2003 в 2003 году.

Знакомство с ГОСТом по делопроизводству, на наш взгляд, полезно начать с изучения терминологии, которую подробно описывает другой национальный стандарт - ГОСТ Р 7.0.8-2013 (ГОСТ делопроизводство и архивное дело), эти знания помогут правильно понимать и использовать профессиональную лексику.

Так, например, в нем определены понятия, используемые в статье.

  1. Документ: зафиксированная на носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.
  2. Оформление документа: проставление на документе необходимых реквизитов.
  3. Реквизит документа: элемент оформления документа.

Новые разделы ГОСТов по делопроизводству.

Принимая во внимание описанные выше определения, рассмотрим правила оформления официальных бумаг.

Для тех, кто узнал о существовании стандарта в области делопроизводства из этой статьи, будет полезен подробный разбор разделов ГОСТа, для опытных делопроизводителей предлагаем ознакомиться с изменениями, которые вступят в силу с 1 июля 2018 г. вместе с ГОСТ Р 7.0.97-2016.

Сразу обращает на себя внимание новый важный раздел «Общие требования к созданию документов», который систематизирует и описывает правила, касающиеся всех видов реквизитов, в том числе текста:

  • номера страниц;
  • предпочтительные гарнитуры и размеры шрифтов;
  • абзацный отступ;
  • величина межстрочного интервала, интервалов между буквами и словами;
  • выравнивание текста;
  • максимальная длина строки при угловом и продольном расположении;
  • правила выделения полужирным текстом;
  • оформление титульного листа.

Изменения в существующих разделах ГОСТов по делопроизводству.

Изменения в существующих на сегодняшний день разделах стандарта направлены на его усовершенствование.

Расширен перечень реквизитов, в него добавлены: гриф ограничения доступа, отметка об электронной подписи, наименование структурного подразделения – автора документа, наименование должности лица – автора документа.

Некоторые реквизиты объединены в один, например, реквизит справочные данные об организации может включать в себя не только почтовый адрес и номер телефона, но и ОКПО, ОГРН, ИНН/КПП.

Раздел “Оформление реквизитов” дополнен правилами использования вступительных обращений и заключительной этикетной фразы, электронной подписи, а также подписи лица, исполняющего обязанности руководителя.

В разделе «Бланки» добавился еще один размер бланка – А6, определен размер левого поля для документов с длительными сроками хранения (более 10 лет), установлены правила использования бланков на двух языках.

Приложения дополнены образцами титульного листа, бланка структурного подразделения, продольного бланка письма организации на двух языках.

С учетом описанных дополнений и изменений, считаем целесообразным подготовить или переработать существующую инструкцию по делопроизводству организации.

«Делопроизводство и архив кадровой службы. Современные требования»

Продолжительность обучения 8 ак. час.

Любая ситуация, связанная с трудовой деятельностью сотрудников компании, будь то сверхурочная работа, аттестация или любое нарушение трудового распорядка - все должно быть оформлено в соответствии трудовым законодательством. Только в этом случае документы, оформленные работодателем, будут иметь юридическую силу, и выполнять свою основную функцию - регулировать отношения между работником и работодателем.

Руководители кадровых служб, служб персонала, HR-менеджеры, специалисты отдела кадров, юристы

Повышение квалификации работников отдела кадров , которые смогут познакомиться с требованиями законодательства по ведению делопроизводства и срокам хранения документов отдела кадров различного характера.

Кадровое делопроизводство организации. Документирование трудовых отношений и ведение кадровой документации .

  1. Проверка подлинности предоставленных соискателем документов .Основания и документирование отказа в приеме на работу.
  2. Оформление приема на работу (трудовой договор, приказ, карточка Т-2 и т.д.). Работа с трудовыми книжками и с карточкой Т-2
  3. Оформление трудового договора. Особенности оформления совмещения профессий и должностей.
  4. Оформление перевода сотрудников внутри компании: перевод временный и постоянный. Оформление понижения и повышения в должности, оформления перевода без согласия работника.
  5. Учет рабочего времени работодателем. Привлечение к сверхурочным работам, в выходные и праздничные дни. Работа в ночное время. Установление режима ненормированного рабочего дня.
  6. Составление графика отпусков для новых сотрудников.
  7. Документирование дисциплинарных нарушений (акты, объяснения от работников, приказы о взысканиях).Оформление снятия дисциплинарных взысканий
  8. Особенности документирования прекращения трудового договора: по инициативе работника, по соглашению сторон, по инициативе работодателя, по обстоятельствам, не зависящим от сторон.
  9. Проект федерального закона «О кадровом делопроизводстве».
  10. Классификация кадровой документации. Состав документов кадровой службы. Требования к нормативным документам, регламентирующие кадровую работу в организации.
  11. Унифицированные и не унифицированные формы кадровых документов.
  12. Регистрация документов (инструкция по кадровому делопроизводству, книги/журналы, картотека, электронная регистрация).
  13. Ответственность за нарушение установленного законодательством порядка ведения кадровой документации.
  14. Правила формирования и ведения личных дел сотрудников. Составление описи.
  15. Должностные инструкции. Структура должностной инструкции

Архив кадровой службы организации

1. Нормативные и методические документы по архивному делу. Федеральный закон № 125-ФЗ «Об Архивном деле в Российской Федерации». Основные Правила работы архивов организаций (одобрены решением коллегии Росархива от 06.02.2002).
2. Требования Федеральной Архивной Службы к обеспечению сохранности документов. Правила оперативного хранения документов.
3. Ответственность за состояние документального фонда организации.
4. Номенклатура дел: виды, структура, правила составления и оформления. Определение сроков
5. Формирование дел. Организация работы и хранения бухгалтерских документов и документов по личному составу документами в течение делопроизводственного года и после его завершения. Лист-заместитель и карта-заместитель.
6. Экспертиза ценности документов; организация, порядок проведения и оформление результатов экспертизы. Состав и порядок работы экспертной комиссии. Положение об экспертной комиссии.
7. Подготовка документов к архивному хранению. Порядок оформления дел со сроком хранения до 10 лет включительно и свыше 10 лет.
8. Оформление внутренней описи дела, листа заверителя, обложки дела.
9. Передача документов на архивное хранение. Правила составления и оформления описей дел. Особенности передачи дел в архив и хранения финансовых документов и документов по личному составу.
10. Выделение документов с истекшими сроками хранения на уничтожение, оформление актов.
11. Архив организации: положение об архиве, должностные инструкции и организация труда работников архива.
12. Требования к помещению, оборудованию и техническому оснащению архива. Создание и поддержание оптимальных условий хранения дел и документов.
13. Внеофисное хранение документов.
14. Взаимоотношения архива организации (ведомственного архива) с учреждениями системы федеральной архивной службы России. Право собственности организации на документы, передаваемые в государственный (муниципальный, частный) архив.
15. Компьютерные технологии в архивах. Система DocsVision .

При записи на обучение on line Вы становитесь участником розыгрыша "Приз месяца"